Het is gemakkelijk om te vergeten wie toegang heeft tot een Google-spreadsheet als het door veel mensen wordt gebruikt. Mogelijk hebt u de spreadsheet een aantal keren gedeeld en heeft u nu moeite om te onthouden wie toestemming had om deze te gebruiken.
Het is belangrijk om uw Google Spreadsheets te beheren en te weten wie er toegang toe heeft. Maar het proces om dit te doen is eigenlijk vrij eenvoudig. Blijf lezen om erachter te komen hoe het werkt.
Controleren wie toegang heeft tot Google Spreadsheets
Er is een eenvoudige manier om handmatig te controleren wie toegang heeft tot uw Google-spreadsheet. Volg hiervoor de stappen:
- Open eerst het blad dat u nodig hebt.
- Klik vervolgens op "Activiteitendashboard".
- Aan uw linkerhand ziet u 'Kijkentrend' of 'Reactietrend'. Klik er nu op.
Opmerking: zorg ervoor dat u uw zakelijke account gebruikt en niet uw privéaccount. Met een privéaccount kunt u het 'Activiteitendashboard' niet zien.
Bovendien kunt u de zoekopdracht filteren op tijd en uw resultaten verfijnen. Laten we eens kijken hoe het te doen:
- Klik op de "pijl omlaag" in de rechterbovenhoek van het blad.
- Kies tijd om de zoekopdracht te filteren.
Daar ga je! Nu weet u wie toegang heeft tot uw Google-spreadsheet en wanneer ze de toestemming hebben gekregen. Op deze manier kunt u altijd bijhouden dat de juiste mensen uw Google-spreadsheet kunnen zien en bewerken.
Tijdelijke toegang tot Google Spreadsheet toestaan
Het beperken van de toegang tot Google Spreadsheets kan erg handig zijn als u niet wilt dat klanten ze gebruiken zodra de klus is geklaard. U kunt een vervaldatum instellen of eenvoudig de toegang tot dat specifieke Google-spreadsheet beëindigen. Hier is hoe:
- Open je Google Drive
- Zoek het blad dat je nodig hebt.
- Klik er met de rechtermuisknop op en selecteer "Delen".
- Typ nu de naam van de persoon met wie u dit blad wilt delen.
- Om de vervaldatum in te stellen, wijzigt u de toestemming in "Mag reageren" of "Kan bekijken".
- Tik vervolgens op "Verzenden".
Nadat u deze stappen hebt voltooid, moet u de eerste drie stappen herhalen. U ziet de optie "Geavanceerd" onder aan het venster. U moet erop klikken om de "Instellingen voor delen" te zien. Als je de muisaanwijzer op hun naam plaatst, verschijnt er een stopwatch. Door erop te klikken kunt u de vervaldatum instellen.
De kijkmachtiging inschakelen
U kunt voorkomen dat uw Google-spreadsheet wordt gewijzigd. Hoewel u mogelijk meerdere personen toegang hebt gegeven, wilt u misschien niet dat zij de inhoud van het document wijzigen. De eenvoudigste manier om dit te doen, is door ze alleen toestemming te geven om te bekijken.
Volg deze stappen om dit te doen:
- Open het blad dat u wilt beveiligen.
- Navigeer naar "Gegevens" en scrol omlaag naar "Beveiligde bladen en bereiken".
- Er verschijnt een balk aan de rechterkant van het blad.
- Klik nu op "Blad" en selecteer degene die je nodig hebt in het vervolgkeuzemenu.
- Hier moet u op "Toestemming instellen" klikken.
Er verschijnt een venster "Rangebewerkingsmachtigingen". Klik onder "Beperken wie dit bereik kan bewerken" op "Aangepast". Hiermee kunt u bepalen wie dit specifieke blad mag bewerken. Deselecteer alle mensen die u niet wilt bewerken in uw Google-spreadsheet. Klik op "Gereed" om te voltooien.
Nu kunnen mensen dit Google-spreadsheet nog steeds bekijken, maar ze kunnen er geen wijzigingen in aanbrengen.
De cellen in Google Spreadsheet beschermen
Als alternatief kunt u ook weergave toestaan, maar ook enkele cellen of kolommen beveiligen. Dit is wat u moet doen:
- Open het blad.
- Selecteer de kolommen die u wilt beschermen tegen wijziging.
- Klik nu op "Gegevens" en vervolgens op "Beveiligde bladen en bereiken".
- Er verschijnt een balk aan de rechterkant van het blad.
- Voer de beschrijving van de opdracht in, bijvoorbeeld - "Niet bewerken".
- Klik vervolgens op de groene knop "Machtigingen instellen".
- Er verschijnt een pop-up. Selecteer onder "Beperken wie dit bereik kan bewerken" de optie "Aangepast".
- Hiermee kunt u beslissen wie de cellen mag wijzigen.
Als een persoon zonder toestemming de celinhoud probeert te wijzigen, wordt in een bericht in het blad aangegeven dat dit niet is toegestaan.
Opmerkingen inschakelen
Soms heb je iemand anders nodig om commentaar te geven op de inhoud van de cel. Deze gebruikers hebben niet automatisch het recht om dit te doen, maar u kunt ze wel toestemming geven. Wat u moet doen, is van hen een "commentaar" maken. Volg deze stappen om een gebruiker met deze functie in te schakelen:
- Open het blad, ga naar "Bestand" en klik op "Delen".
- Hier kunt u de e-mailadressen toevoegen van degenen met wie u het blad wilt delen.
- Zodra je een persoon hebt toegevoegd, zie je aan de rechterkant een vervolgkeuzemenu.
- Selecteer in dat vervolgkeuzemenu "Commentaar".
- Klik ten slotte op "Verzenden".
Bewerken inschakelen
Met bewerkingsrechten kunnen gebruikers van het blad de inhoud van de cellen wijzigen. Als eigenaar van het blad moet u deze actie toestaan. De stappen lijken erg op de hierboven beschreven stappen:
- Open het blad, ga naar "Bestand" en klik op "Delen".
- Hier kunt u de e-mailadressen toevoegen van degenen met wie u het blad wilt delen.
- Zodra je een persoon hebt toegevoegd, zie je aan de rechterkant een vervolgkeuzemenu.
- Selecteer in dat vervolgkeuzemenu "Editor".
- Klik ten slotte op "Verzenden".
Toestemmingen beperken
Uw Google-spreadsheet is een hulpmiddel van onschatbare waarde voor het opslaan van gegevens. Van tijd tot tijd moet je het met andere mensen delen. Als je niet meer weet wie je toestemming hebt gegeven om het blad te bekijken, kun je altijd dit artikel raadplegen voor hulp.
Bovendien heb je geen problemen als je je blad wilt beschermen tegen ongeoorloofde wijzigingen of als je gebruikers zelf celwijzigingen wilt laten aanbrengen. Welke van deze functies is belangrijker voor u en waarom? Vertel het ons in de comments hieronder.
