De meeste moderne bedrijven vertrouwen op e-mail voor communicatie. Het verliezen van toegang tot e-mails, of erger nog, hele e-mailaccounts, kan verwoestend zijn. Een back-up maken van uw Outlook-e-mails is een van de beste manieren om gemoedsrust te krijgen, wetende dat de e-mails op meerdere locaties op uw apparaat zijn opgeslagen en niet gemakkelijk verloren kunnen gaan.
In dit artikel leggen we uit hoe u op verschillende manieren een back-up van Outlook-e-mails kunt maken.
Hoe een back-up te maken en alle Outlook-e-mails te exporteren
Een van de snelste manieren om een back-up van al uw Outlook-e-mails te maken, is door het geïntegreerde PST-bestandsformaat te gebruiken. Microsoft Outlook en Microsoft Exchange gebruiken uitsluitend PST-bestanden om e-mails, contactgegevens en adressen en agenda-afspraken op te slaan. Een statisch PST-bestand kan worden gebruikt als back-up voor uw huidige Outlook-e-mails en contactgegevens, en Outlook heeft er zelfs offline toegang toe.
Zo maakt u een back-up van uw e-mails naar een PST-bestand:
- Open uw Outlook en druk vervolgens op "Bestand".
- Selecteer in het menu 'Openen en exporteren'.
- Klik op de knop "Importeren/Exporteren".
- Het systeem keert terug naar uw hoofdscherm van Outlook en de wizard Importeren/exporteren verschijnt om u door het exportproces te leiden.
- Selecteer in de wizard de optie "Exporteren naar een bestand" in de lijst en klik vervolgens op "Volgende".
- Kies "Outlook-gegevensbestand (.pst)" wanneer u wordt gevraagd om een bestandstype te selecteren en klik vervolgens op "Volgende".
- U wordt vervolgens gevraagd om de mappen te selecteren die u wilt exporteren. U kunt uw e-mailaccount selecteren om alle bijbehorende mappen te exporteren, inclusief contacten en agendagegevens. Klik op "Volgende" als u tevreden bent met uw selectie.
- Selecteer het adrespad waarin het back-upbestand is opgeslagen. Onthoud het pad zodat u het later kunt openen.
- Het is een goed idee om de naam van het bestand (het laatste deel van het pad) te wijzigen. Standaard is dit "backup.pst".
- Als u het back-upbestand in het standaardpad opslaat, selecteert u of u dubbele items wilt.
- (Optioneel) U kunt teruggaan naar een van de vorige dialogen, misschien om de mapselectie te wijzigen, door de knop "Terug" te gebruiken.
- Druk op "Voltooien" om het exportproces te starten.
- Outlook zal u vragen om een wachtwoord aan te maken. Dit kan om veiligheidsredenen belangrijk zijn, maar u hoeft geen wachtwoord in te voeren.
- U kunt het uitgepakte bestand vinden op de locatie die u hebt opgegeven voor het bestandspad. U kunt het bestand nu naar een andere locatie verplaatsen of kopiëren.
Toegang krijgen tot geëxporteerde Outlook-e-mails
Nadat u de bestanden hebt geëxporteerd, vraagt u zich misschien af hoe u ze later kunt openen. Outlook maakt het gemakkelijk om back-ups te openen en uw e-mails te herstellen naar het opgeslagen tijdstip. Dit is wat u moet doen:
- Zoek het back-upbestand. Let op de locatie en het bestandspad.
- Outlook openen.
- Druk op "Bestand" en klik vervolgens op "Openen en exporteren".
- Selecteer in het menu aan de rechterkant "Open Outlook-gegevensbestand".
- Dit opent de Verkenner. Ga naar het back-upbestand. Klik erop en selecteer vervolgens 'Openen'.
- Het systeem brengt u terug naar het hoofdscherm van Outlook.
- Blader in het navigatiemenu aan de linkerkant naar beneden totdat u 'Outlook-gegevens' ziet. Deze categorie bevat de items die zijn opgehaald uit het back-upbestand.
- De categorie behoudt de originele opmaak- en mapsystemen.
- U kunt e-mails slepen en neerzetten om ze naar andere bestanden te verplaatsen.
Nu heb je toegang tot je geback-upte e-mails.
Hoe u snel een enkele Outlook-e-mail kunt opslaan
Soms wil je niet het gedoe om alle e-mails op te slaan en Outlook helemaal opnieuw te openen als je maar een of enkele specifieke e-mails nodig hebt. Gelukkig zijn er een paar snelle oplossingen om een enkele e-mail uit Outlook op te slaan.
Methode 1 – Direct opslaan in een map
- Outlook openen.
- Open Verkenner en navigeer naar waar u de e-mail wilt opslaan. Mogelijk moet u zowel Outlook als Verkenner in de venstermodus zetten en ze verplaatsen voor eenvoudiger toegang.
- Sleep de e-mail die u wilt opslaan vanuit Outlook naar de map.
- Outlook slaat de e-mail automatisch op in een "Outlook-item" -indeling.
- Dubbelklik op de opgeslagen e-mail om deze in Outlook te openen.
Methode 2 – Opslaan als TXT of HTML
- Open de e-mail die u wilt opslaan in Outlook.
- Selecteer 'Bestand' en selecteer vervolgens 'Opslaan als'.
- De bestandsverkenner zal verschijnen. Selecteer het pad waar u de e-mail wilt opslaan. Klik onderaan de Verkenner op de pijl naast "Opslaan als type". Selecteer "Alleen tekst" om op te slaan in een .txt-indeling of "HTML" om de e-mail op te slaan als een .html-bestand.
- Eenmaal opgeslagen, kan de e-mail worden geopend met uw teksteditor (zoals Kladblok) als deze in .txt is, of uw browser als deze is opgeslagen als .html.
Door de e-mail op deze manier op te slaan, blijven geen bijlagen bewaard, dus zorg ervoor dat u ze downloadt, hernoem ze indien nodig en bewaar ze naast de e-mail voor latere toegang.
Methode 3 – Schermopname gebruiken om een afbeelding op te slaan
U kunt ook schermopnamesoftware gebruiken om de inhoud van de e-mail als afbeelding op te slaan. Deze methode kan handig zijn om naar de inhoud van de e-mail te verwijzen in andere communicatievormen, aangezien afbeeldingen gemakkelijk aan e-mails en andere berichten kunnen worden vastgemaakt.
Als u Windows gebruikt, worden nieuwere versies geleverd met vooraf geïnstalleerde software voor het vastleggen van schermen, genaamd Snipping Tool (op oudere apparaten) en Snip & Sketch. U kunt ook de knop Print Screen op uw toetsenbord gebruiken en de afbeelding vervolgens in Paint plakken.
Voor Mac-apparaten is het proces vergelijkbaar. Gebruik de sneltoets Ctrl + Command + 4 om de geïntegreerde functie voor het vastleggen van schermen te openen en sleep vervolgens het selectiekruis om een gebied over de e-mail te bedekken om het op te slaan.
Voor Linux kunt u een assortiment schermopnamesoftware vinden om te downloaden, die kan worden gebruikt om de e-mail als afbeelding op te slaan. Als alternatief hebben op GNOME gebaseerde modellen een geïntegreerd hulpprogramma Screenshot in het menu Toepassingen > Accessoires. Sommige versies van het Linux-besturingssysteem reageren op de knop Print Screen op uw toetsenbord, net zoals op Windows-systemen.
Hoe exporteer ik alle e-mailadressen in Outlook?
Als u uw contactenlijst (die de e-mailadressen van uw contacten en andere informatie bevat) wilt exporteren, kunt u stappen gebruiken die vergelijkbaar zijn met hoe u de e-mails zou exporteren. Contactgegevens kunnen echter worden opgeslagen in een ander bestandsformaat dat gebruiksvriendelijker is en in Excel kan worden geopend voor snelle manipulatie en bewerking. Dit is wat u moet doen:
- Outlook openen.
- Kies Bestand > Openen en exporteren > Importeren/exporteren.
- Kies in de wizard Importeren/exporteren 'Opslaan als bestand'.
- Kies "Door komma's gescheiden waarden (.csv)" wanneer u wordt gevraagd om een bestandstype te selecteren.
- Selecteer in het mapselectiemenu de map "Contacten" onder uw account.
- Bevestig het bestandspad of wijzig het indien nodig. Geef het bestand de gewenste naam.
- Druk op "Voltooien" om het exportproces te starten.
- Het dialoogvenster Importeren/Exporteren wordt gesloten wanneer het proces is voltooid.
Het geëxporteerde .csv-bestand kan worden geopend in Excel. Er wordt een grote tabel weergegeven met contactgegevens. U zult waarschijnlijk veel lege cellen hebben en dit is volkomen normaal. U kunt Excel gebruiken om de gegevens te bewerken, hoewel het toevoegen van extra inhoud het onleesbaar kan maken voor Outlook als u het bestand later moet importeren.
U kunt dit bestand op een ander apparaat of e-mailservice gebruiken om contactgegevens te importeren.
Hoe bewaar ik meerdere Outlook-e-mails op mijn computer?
Als je meer dan één e-mail tegelijk wilt opslaan, maar niet je hele e-mailbibliotheek nodig hebt, is er een manier om een paar e-mails tegelijk te selecteren om op te slaan. Dit is wat u moet doen:
- Outlook openen.
- Selecteer de e-mails die je wilt bewaren. Houd Ctrl ingedrukt en klik op e-mails om ze één voor één te selecteren, of houd Shift ingedrukt om een reeks e-mails te selecteren tussen de eerste en tweede klik.
- Ga naar Bestand > Opslaan als.
- Ga in het dialoogvenster naar de map waarin u de e-mails wilt opslaan, geef het bestand een naam zoals u dat wilt en kies "Alleen tekst" als het formaat om in op te slaan.
- Outlook slaat alle geselecteerde e-mails op in één .txt-bestand. U kunt uw teksteditor gebruiken om ze te openen.
Als u ze in afzonderlijke .txt-bestanden wilt opslaan, moet u elke e-mail afzonderlijk opslaan. Extra online beschikbare Outlook-plug-ins kunnen deze functie uitbreiden om e-mails op te slaan in afzonderlijke .txt- of alternatieve bestandsindelingen.
Een nieuwe kijk op Outlook
Met de geïntegreerde exportfunctie van Outlook kunt u een back-up maken van e-mails en deze herstellen voor het geval u de toegang tot uw e-mailaccount verliest, hetzij door een verloren wachtwoord of door een hack. Omdat online communicatie zo wijdverbreid is, kan het een paar minuten van uw tijd nemen om regelmatig een back-up van e-mails te maken, u de hoofdpijn van het klauteren over verloren bestanden besparen.
Hoe vaak exporteert u Outlook-e-mails? Laat het ons weten in de comments hieronder.