Hoe een back-up te maken en alle Outlook-e-mails te exporteren

De meeste moderne bedrijven vertrouwen op e-mail voor communicatie. Het verliezen van toegang tot e-mails, of erger nog, hele e-mailaccounts, kan verwoestend zijn. Een back-up maken van uw Outlook-e-mails is een van de beste manieren om gemoedsrust te krijgen, wetende dat de e-mails op meerdere locaties op uw apparaat zijn opgeslagen en niet gemakkelijk verloren kunnen gaan.

In dit artikel leggen we uit hoe u op verschillende manieren een back-up van Outlook-e-mails kunt maken.

Hoe een back-up te maken en alle Outlook-e-mails te exporteren

Een van de snelste manieren om een ​​back-up van al uw Outlook-e-mails te maken, is door het geïntegreerde PST-bestandsformaat te gebruiken. Microsoft Outlook en Microsoft Exchange gebruiken uitsluitend PST-bestanden om e-mails, contactgegevens en adressen en agenda-afspraken op te slaan. Een statisch PST-bestand kan worden gebruikt als back-up voor uw huidige Outlook-e-mails en contactgegevens, en Outlook heeft er zelfs offline toegang toe.

Zo maakt u een back-up van uw e-mails naar een PST-bestand:

  1. Open uw Outlook en druk vervolgens op "Bestand".

  2. Selecteer in het menu 'Openen en exporteren'.

  3. Klik op de knop "Importeren/Exporteren".

  4. Het systeem keert terug naar uw hoofdscherm van Outlook en de wizard Importeren/exporteren verschijnt om u door het exportproces te leiden.

  5. Selecteer in de wizard de optie "Exporteren naar een bestand" in de lijst en klik vervolgens op "Volgende".

  6. Kies "Outlook-gegevensbestand (.pst)" wanneer u wordt gevraagd om een ​​bestandstype te selecteren en klik vervolgens op "Volgende".

  7. U wordt vervolgens gevraagd om de mappen te selecteren die u wilt exporteren. U kunt uw e-mailaccount selecteren om alle bijbehorende mappen te exporteren, inclusief contacten en agendagegevens. Klik op "Volgende" als u tevreden bent met uw selectie.

  8. Selecteer het adrespad waarin het back-upbestand is opgeslagen. Onthoud het pad zodat u het later kunt openen.

  9. Het is een goed idee om de naam van het bestand (het laatste deel van het pad) te wijzigen. Standaard is dit "backup.pst".

  10. Als u het back-upbestand in het standaardpad opslaat, selecteert u of u dubbele items wilt.

  11. (Optioneel) U kunt teruggaan naar een van de vorige dialogen, misschien om de mapselectie te wijzigen, door de knop "Terug" te gebruiken.

  12. Druk op "Voltooien" om het exportproces te starten.

  13. Outlook zal u vragen om een ​​wachtwoord aan te maken. Dit kan om veiligheidsredenen belangrijk zijn, maar u hoeft geen wachtwoord in te voeren.

  14. U kunt het uitgepakte bestand vinden op de locatie die u hebt opgegeven voor het bestandspad. U kunt het bestand nu naar een andere locatie verplaatsen of kopiëren.

Toegang krijgen tot geëxporteerde Outlook-e-mails

Nadat u de bestanden hebt geëxporteerd, vraagt ​​u zich misschien af ​​hoe u ze later kunt openen. Outlook maakt het gemakkelijk om back-ups te openen en uw e-mails te herstellen naar het opgeslagen tijdstip. Dit is wat u moet doen:

  1. Zoek het back-upbestand. Let op de locatie en het bestandspad.

  2. Outlook openen.

  3. Druk op "Bestand" en klik vervolgens op "Openen en exporteren".

  4. Selecteer in het menu aan de rechterkant "Open Outlook-gegevensbestand".

  5. Dit opent de Verkenner. Ga naar het back-upbestand. Klik erop en selecteer vervolgens 'Openen'.

  6. Het systeem brengt u terug naar het hoofdscherm van Outlook.

  7. Blader in het navigatiemenu aan de linkerkant naar beneden totdat u 'Outlook-gegevens' ziet. Deze categorie bevat de items die zijn opgehaald uit het back-upbestand.

  8. De categorie behoudt de originele opmaak- en mapsystemen.

  9. U kunt e-mails slepen en neerzetten om ze naar andere bestanden te verplaatsen.

Nu heb je toegang tot je geback-upte e-mails.

Hoe u snel een enkele Outlook-e-mail kunt opslaan

Soms wil je niet het gedoe om alle e-mails op te slaan en Outlook helemaal opnieuw te openen als je maar een of enkele specifieke e-mails nodig hebt. Gelukkig zijn er een paar snelle oplossingen om een ​​enkele e-mail uit Outlook op te slaan.

Methode 1 – Direct opslaan in een map

  1. Outlook openen.

  2. Open Verkenner en navigeer naar waar u de e-mail wilt opslaan. Mogelijk moet u zowel Outlook als Verkenner in de venstermodus zetten en ze verplaatsen voor eenvoudiger toegang.

  3. Sleep de e-mail die u wilt opslaan vanuit Outlook naar de map.

  4. Outlook slaat de e-mail automatisch op in een "Outlook-item" -indeling.

  5. Dubbelklik op de opgeslagen e-mail om deze in Outlook te openen.

Methode 2 – Opslaan als TXT of HTML

  1. Open de e-mail die u wilt opslaan in Outlook.

  2. Selecteer 'Bestand' en selecteer vervolgens 'Opslaan als'.

  3. De bestandsverkenner zal verschijnen. Selecteer het pad waar u de e-mail wilt opslaan. Klik onderaan de Verkenner op de pijl naast "Opslaan als type". Selecteer "Alleen tekst" om op te slaan in een .txt-indeling of "HTML" om de e-mail op te slaan als een .html-bestand.

  4. Eenmaal opgeslagen, kan de e-mail worden geopend met uw teksteditor (zoals Kladblok) als deze in .txt is, of uw browser als deze is opgeslagen als .html.

Door de e-mail op deze manier op te slaan, blijven geen bijlagen bewaard, dus zorg ervoor dat u ze downloadt, hernoem ze indien nodig en bewaar ze naast de e-mail voor latere toegang.

Methode 3 – Schermopname gebruiken om een ​​afbeelding op te slaan

U kunt ook schermopnamesoftware gebruiken om de inhoud van de e-mail als afbeelding op te slaan. Deze methode kan handig zijn om naar de inhoud van de e-mail te verwijzen in andere communicatievormen, aangezien afbeeldingen gemakkelijk aan e-mails en andere berichten kunnen worden vastgemaakt.

Als u Windows gebruikt, worden nieuwere versies geleverd met vooraf geïnstalleerde software voor het vastleggen van schermen, genaamd Snipping Tool (op oudere apparaten) en Snip & Sketch. U kunt ook de knop Print Screen op uw toetsenbord gebruiken en de afbeelding vervolgens in Paint plakken.

Voor Mac-apparaten is het proces vergelijkbaar. Gebruik de sneltoets Ctrl + Command + 4 om de geïntegreerde functie voor het vastleggen van schermen te openen en sleep vervolgens het selectiekruis om een ​​gebied over de e-mail te bedekken om het op te slaan.

Voor Linux kunt u een assortiment schermopnamesoftware vinden om te downloaden, die kan worden gebruikt om de e-mail als afbeelding op te slaan. Als alternatief hebben op GNOME gebaseerde modellen een geïntegreerd hulpprogramma Screenshot in het menu Toepassingen > Accessoires. Sommige versies van het Linux-besturingssysteem reageren op de knop Print Screen op uw toetsenbord, net zoals op Windows-systemen.

Hoe exporteer ik alle e-mailadressen in Outlook?

Als u uw contactenlijst (die de e-mailadressen van uw contacten en andere informatie bevat) wilt exporteren, kunt u stappen gebruiken die vergelijkbaar zijn met hoe u de e-mails zou exporteren. Contactgegevens kunnen echter worden opgeslagen in een ander bestandsformaat dat gebruiksvriendelijker is en in Excel kan worden geopend voor snelle manipulatie en bewerking. Dit is wat u moet doen:

  1. Outlook openen.

  2. Kies Bestand > Openen en exporteren > Importeren/exporteren.

  3. Kies in de wizard Importeren/exporteren 'Opslaan als bestand'.

  4. Kies "Door komma's gescheiden waarden (.csv)" wanneer u wordt gevraagd om een ​​bestandstype te selecteren.

  5. Selecteer in het mapselectiemenu de map "Contacten" onder uw account.

  6. Bevestig het bestandspad of wijzig het indien nodig. Geef het bestand de gewenste naam.

  7. Druk op "Voltooien" om het exportproces te starten.

  8. Het dialoogvenster Importeren/Exporteren wordt gesloten wanneer het proces is voltooid.

Het geëxporteerde .csv-bestand kan worden geopend in Excel. Er wordt een grote tabel weergegeven met contactgegevens. U zult waarschijnlijk veel lege cellen hebben en dit is volkomen normaal. U kunt Excel gebruiken om de gegevens te bewerken, hoewel het toevoegen van extra inhoud het onleesbaar kan maken voor Outlook als u het bestand later moet importeren.

U kunt dit bestand op een ander apparaat of e-mailservice gebruiken om contactgegevens te importeren.

Hoe bewaar ik meerdere Outlook-e-mails op mijn computer?

Als je meer dan één e-mail tegelijk wilt opslaan, maar niet je hele e-mailbibliotheek nodig hebt, is er een manier om een ​​paar e-mails tegelijk te selecteren om op te slaan. Dit is wat u moet doen:

  1. Outlook openen.

  2. Selecteer de e-mails die je wilt bewaren. Houd Ctrl ingedrukt en klik op e-mails om ze één voor één te selecteren, of houd Shift ingedrukt om een ​​reeks e-mails te selecteren tussen de eerste en tweede klik.

  3. Ga naar Bestand > Opslaan als.

  4. Ga in het dialoogvenster naar de map waarin u de e-mails wilt opslaan, geef het bestand een naam zoals u dat wilt en kies "Alleen tekst" als het formaat om in op te slaan.

  5. Outlook slaat alle geselecteerde e-mails op in één .txt-bestand. U kunt uw teksteditor gebruiken om ze te openen.

Als u ze in afzonderlijke .txt-bestanden wilt opslaan, moet u elke e-mail afzonderlijk opslaan. Extra online beschikbare Outlook-plug-ins kunnen deze functie uitbreiden om e-mails op te slaan in afzonderlijke .txt- of alternatieve bestandsindelingen.

Een nieuwe kijk op Outlook

Met de geïntegreerde exportfunctie van Outlook kunt u een back-up maken van e-mails en deze herstellen voor het geval u de toegang tot uw e-mailaccount verliest, hetzij door een verloren wachtwoord of door een hack. Omdat online communicatie zo wijdverbreid is, kan het een paar minuten van uw tijd nemen om regelmatig een back-up van e-mails te maken, u de hoofdpijn van het klauteren over verloren bestanden besparen.

Hoe vaak exporteert u Outlook-e-mails? Laat het ons weten in de comments hieronder.