Deelname aan Zoom is erg belangrijk, vooral als je een schoolleraar bent of organisator van een seminar waar de deelnemers na voltooiing certificaten krijgen. Je kunt niet aan iedereen een certificaat geven, ook niet aan mensen die zich voor het evenement hebben geregistreerd maar nooit hebben deelgenomen. Of mensen die komen en na een kwartier weer vertrekken, denkend dat niemand het zal merken.
Met de rapporten van Zoom kunt u de exacte tijd zien waarop iemand deelnam aan de vergadering, evenals de exacte tijd dat ze vertrokken. In dit artikel laten we je in een paar minuten zien hoe je in Zoom aanwezig kunt zijn, ongeacht het aantal deelnemers.
Hoe aanwezig te zijn in Zoom
De snelste en meest nauwkeurige manier om aanwezigheid bij te houden, is door Zoom-rapporten te gebruiken. Houd er rekening mee dat ze ongeveer 30 minuten na het einde van de vergadering worden gegenereerd. Afhankelijk van het aantal deelnemers kan het zelfs nog langer duren, tot wel een uur. Het is echter de moeite waard om op te wachten, want zodra het rapport is gegenereerd, hoeft u alleen maar de gegevens te exporteren en u bent klaar.
Dit is wat u moet doen:
- Log in op je Zoom-account.
- Selecteer 'Rapporten' en klik vervolgens op 'Gebruik'.
- Als de vergadering onlangs is gehouden, ziet u het rapport onmiddellijk - u kunt het herkennen aan onderwerp, vergaderings-ID of starttijd. Als u de aanwezigheid van een eerdere vergadering wilt opnemen, moet u mogelijk het datumbereik aanpassen om vergaderingen weer te geven uit de periode waarin u wilt zoeken.
- Zodra u de vergadering heeft gevonden, klikt u op het gedeelte 'Deelnemers'. U ziet nu het vergaderrapport en bekijkt het rapport. Klik op 'Exporteren met vergadergegevens'.
- Klik op "Exporteren als Excel" om te bevestigen. Gegevens worden geëxporteerd in de vorm van een Excel-bestand.
- Download en bewaar het bestand op uw computer.
Daar heb je het. Wanneer u het bestand opent, kunt u de namen van gebruikers zien en naast hen de tijd waarop ze de vergadering binnenkwamen en de tijd dat ze vertrokken. U kunt ook zien hoe lang elk van hen online was tijdens de vergadering onder het gedeelte 'Duur'. Gelukkig is het niet nodig om het voor elke gebruiker handmatig te berekenen, zoals Zoom het voor ons doet.
Ten slotte kunt u ook de e-mail van elke deelnemer zien en als u een e-mailautomatiseringsprogramma heeft, kunt u ze automatisch certificaten of bedankbriefjes sturen.
Hoe aanwezig te zijn in de gratis versie van Zoom
Als u een gratis versie van Zoom gebruikt, zijn aanwezigheidsrapporten mogelijk niet voor u beschikbaar. Hoewel dit de handigste manier is om aanwezigheid te registreren, betekent dit niet dat u niet kunt bijhouden wie er heeft deelgenomen. Creatieve docenten hebben een eenvoudige en snelle methode bedacht om aanwezigheid te registreren, zelfs als u een gratis versie van Zoom.
Dit is wat u moet doen:
- Wanneer de vergadering begint, schakelt u het dempen van de deelnemers in.
- Vraag de deelnemers om "Present" in de chatbox te schrijven.
- Wanneer ze dat doen, open je de chat en klik je op het teken met drie stippen.
- Klik op 'Chat opslaan'.
- Ga naar uw documenten en zoek dit bestand op.
- Open het bestand.
- Kopieer de gegevens.
- Plak het in Excel of Google Spreadsheets.
Daar heb je het. Er is echter één probleem. Omdat sommige deelnemers mogelijk tegelijkertijd aan het typen zijn, staan hun namen in willekeurige volgorde, op basis van wie het bericht het eerst heeft verzonden. Maak je geen zorgen, want er is een gemakkelijke manier om hun namen alfabetisch te sorteren. Hier is hoe het te doen:
- Selecteer de kolom met namen.
- Klik op "Gegevens".
- Selecteer de optie "Sorteren van A tot Z".
Dat is het. Het lijkt misschien veel werk, maar uiteindelijk heb je een mooie en overzichtelijke lijst van alle deelnemers. Het belangrijkste is om te onthouden dat je mensen moet vragen om commentaar te geven in de chat, want dat is de enige manier om hun gegevens te krijgen. Sommige leraren doen dit zodra ze met de les beginnen, maar anderen doen het willekeurig tijdens de les om te controleren wie er daadwerkelijk luistert en oplet.
Hoe aanwezig te zijn in Zoom zonder rapporten
Als je voor je vergadering geen registratie nodig hebt, kun je het rapport later misschien niet ontvangen, zelfs als je een Premium Zoom-account hebt. Maak je geen zorgen, want er is een gemakkelijke manier om de aanwezigheid te registreren, zelfs als je geen rapport hebt.
U kunt de peiling tijdens de vergadering starten en alle deelnemers vragen om te reageren. Na de vergadering hoef je alleen maar de peiling te exporteren en te zien wie er aanwezig was. We leggen nu uit hoe je een peiling maakt en deze gebruikt om gegevens te verzamelen. We raden u aan een poll te maken voordat de vergadering begint, zodat u deze zonder stress kunt doen. Zorg ervoor dat de vergadering al is gepland.
- Log in op je Zoom-account.
- Selecteer de geplande vergadering en kies 'Polling'.
- Selecteer 'Toevoegen'.
- Maak een nieuwe peiling door de titel, vragen en mogelijke antwoorden toe te voegen.
- Klik op "Opslaan".
U bent nu klaar om de vergadering te starten. Zo lanceert u uw peiling tijdens de vergadering:
- Selecteer 'Opiniepeilingen'.
- Klik op "Start peiling".
Je kunt de poll tijdens de vergadering open laten staan of op een bepaald moment sluiten. Het enige wat je hoeft te doen is op "End Poll" te klikken. U kunt de resultaten van de peiling in realtime zien, zodat u kunt volgen wie er is en wie niet. Natuurlijk kunt u de peiling ook downloaden zodra u de vergadering beëindigt en de gegevens naar Excel exporteren.
Opmerking: Als je in het verleden anonieme peilingen hebt gemaakt, is dit mogelijk je standaardoptie op Zoom. Zorg ervoor dat u het uitschakelt, want als de peiling anoniem is, kunt u daarna de namen en e-mails van gebruikers niet meer krijgen.
Aanvullende veelgestelde vragen
Mag de faculteit deelnemen aan een Zoom-vergadering?
Ja, dat kan, en er zijn veel manieren om het te doen. De meeste faculteiten vragen deelnemers om zich voor een bijeenkomst aan te melden. Deze stap is essentieel omdat de namen van deelnemers niet in het rapport verschijnen als ze zich niet registreren. Maar zelfs als er geen pre-registratie is, hoeft u zich niet al te veel zorgen te maken. Je kunt tijdens het college altijd een poll starten om te kijken wie er is.
U moet weten dat als u peilingen gebruikt, u niet zomaar de vergadering kunt openen en vervolgens ander werk op uw computer kunt doen. Je kunt de peiling missen, omdat ze meestal maar een paar minuten duren. Als de aanwezigheid verplicht is, moet je misschien de hele les opletten om zoiets belangrijks niet te missen.
Hoe voer ik een aanwezigheidsrapport uit in Zoom?
Het is essentieel om een registratieformulier voor deelnemers te maken en dit te doen voordat de vergadering begint. Als u dit doet, hoeft u tijdens de vergadering niets te doen. Zoom verzamelt en sorteert de gegevens automatisch voor u. Wanneer de vergadering is afgelopen, ga je naar je Zoom-profiel en klik je op "Rapporten". Selecteer 'Gebruiksrapporten' en kies vervolgens het 'Registratierapport'.
U kunt de gegevens daar bekijken, of u kunt het hele bestand exporteren en opslaan als Excel-bestand. Houd er rekening mee dat het aanwezigheidsrapport mogelijk niet onmiddellijk beschikbaar is en dat u mogelijk 30 minuten moet wachten nadat de vergadering is afgelopen om de gegevens te verzamelen.
Houdt Zoom de aanwezigheid bij?
Een gratis versie van Zoom kan de aanwezigheid niet bijhouden, maar de Premium-versie kan dit wel. Zoom houdt de aanwezigheid echter niet automatisch bij, tenzij de host deze optie inschakelt voordat de vergadering begint.
U moet zelfs een vergadering maken waarvoor registratie vereist is voordat de vergadering begint. Dat is de enige manier voor Zoom om bij te houden of iemand aanwezig is geweest of niet. Bovendien kan het de tijd registreren waarop een deelnemer de vergadering binnenkwam en wanneer ze vertrokken, evenals de totale tijd die ze in de vergadering hebben doorgebracht.
Aanwezigheid bijhouden met een klik
Een van de beste dingen van online lezingen en online evenementen is dat je de aanwezigheid niet handmatig hoeft bij te houden. Vroeger moesten docenten tijdens het college veel tijd verdoen om te kijken wie er wel en niet aanwezig was. Zoom maakt dit proces veel eenvoudiger en u kunt het binnen enkele seconden doen, zelfs als u de Premium-versie niet hebt.
Heb je een van de hierboven beschreven methoden geprobeerd? Welke werkt het beste voor jou? Laat het ons weten in de comments hieronder.
