Hoe iemand uit een Google-document te schoppen

Google biedt zijn gebruikers een online service, Google Docs, waarmee ze verschillende documenten kunnen maken, delen en opslaan. De documenten die online zijn, zorgen ervoor dat de samenwerking tussen meerdere deelnemers wat soepeler en efficiënter verloopt. U kunt elke gebruiker toegang verlenen met een e-mail, Gmail of anderszins, om deel te nemen aan een bepaald document. Degenen die zijn uitgenodigd, kunnen een paar verschillende dingen doen, afhankelijk van de gegeven toegangsrechten.

Bewerk – Het verstrekken van deze toestemming geeft de ontvanger de mogelijkheid om wijzigingen aan te brengen in het document. Gebruikers die kunnen bewerken, kunnen ook opmerkingen plaatsen en het document bekijken.

Commentaar – Degenen met deze machtiging kunnen opmerkingen over het document achterlaten, maar kunnen het document zelf niet bewerken.

Visie – Gebruikers die kunnen bekijken, krijgen alleen toegang voor observatiedoeleinden. Ze kunnen geen opmerkingen bewerken of achterlaten.

Soms kunnen degenen aan wie u toegang hebt verleend met de Bewerk toestemming, kan onvoorziene problemen veroorzaken in het document of besluiten om het project om welke reden dan ook te verlaten. Wanneer zoiets gebeurt, is het niet meer dan normaal dat u de machtigingen voor het document wilt intrekken.

Als u iemand wilt verwijderen van betrokkenheid bij uw gedeelde document, dan heeft dit artikel u gedekt. Ik zal bespreken wat er nodig is om de toegang van een gebruiker in te trekken, hem een link naar het project te ontzeggen, een project te verwijderen waaraan andere gebruikers zijn gekoppeld en om te voorkomen dat betrokken gebruikers het document downloaden, kopiëren en delen met anderen.

Gebruikers verwijderen uit een gedeeld Google-document

Er zijn twee manieren om een Google-document te delen met andere online gebruikers; e-mailuitnodiging of directe link. De manier waarop iemand is uitgenodigd, is belangrijk voor de manier waarop je ze ervan opstart.

Stop met delen met uitgenodigde gebruikers:

Open Google Docs of Google Drive in uw internetbrowser. Google Chrome heeft om voor de hand liggende redenen de voorkeur, maar elke browser zou het moeten doen.
Selecteer en markeer het bestand of de map in Google Drive die u deelt. Voor Google Documenten moet u het gedeelde bestand rechtstreeks openen.
De Deel pictogram zal verschillen, afhankelijk van hoe u hebt besloten om het bestand of de map te selecteren.
- In Google Drive wordt de Deel pictogram ziet eruit als een menselijk silhouet met een + -teken ernaast en bevindt zich helemaal rechts van het vervolgkeuzemenu 'Mijn schijf' bovenaan.
- Met het Google-document geopend, kun je de blauwe vinden Deel knop in de buurt van de rechterbovenhoek van het scherm.
Zoek in het pop-upvenster "Delen met mensen en groepen" de gebruiker waarvan u de machtigingen voor delen wilt verwijderen.
Plaats de cursor naast de persoon die u wilt uitsluiten van het document en klik op Verwijderen.
Rond het proces af door op . te klikken Sparen.

Stop met het delen van de link:

Nogmaals, open en log in op Google Drive of Google Docs in uw webbrowser naar keuze.
Selecteer of open het bestand of de map die wordt gedeeld.
Open het venster "Delen met mensen en groepen" door te klikken op de Deel pictogram of blauwe knop Delen.
Klik op "Wijzigen" in het gedeelte Koppeling ophalen.
Als u de toegang via de link wilt weigeren aan iedereen behalve degenen die u specifiek kiest, selecteert u "Beperkt" en klikt u vervolgens op Gereed.
- Als u de link onlangs op internet heeft gezet voor gebruik door het publiek, betekent dit dat de link kan worden ontdekt via een Google-zoekopdracht. In dit venster kunt u dit wijzigen zodat alleen degenen met de link of degenen die specifiek toestemming hebben de enige gebruikers zijn die toegang hebben tot het document.
- Om de toegang te beperken tot degenen met de link, kies je "Iedereen met de link". U kunt vervolgens de toegangsrechten wijzigen in "Viewer", "Commenter" of "Editor".
- Om de toegang te beperken tot alleen degenen die zijn uitgenodigd, kiest u 'Beperkt'.
- Klik Gedaan wanneer je klaar bent.

Als u uw link beperkt maakt, kunnen alleen uzelf en degenen met wie het e-mailadres van het Google-document is gedeeld, het document zien.

Voorkom dat uw gedeelde bestand met anderen wordt gedeeld

Iedereen met Bewerk access kan ervoor kiezen om het bestand te delen met iedereen die ze willen. Als je liever de enige bent die het bestand kan delen (als eigenaar):

Klik in het venster 'Delen met mensen en groepen' op de tandwiel icoon in de rechterbovenhoek.
Onder het gedeelte 'Instellingen voor delen met mensen' vindt u een selectievakje met de vermelding 'Bewerkers kunnen machtigingen wijzigen en delen'.
Haal het vinkje weg en druk op de pijl terug.
Klik Gedaan.

Als u probeert te voorkomen dat dit voor een map gebeurt, is dit alleen van toepassing op de map en niet op de inhoud erin. U moet deze wijziging toepassen op elk bestand waarvoor u deze instellingen wilt hebben.

Het downloaden en afdrukken van een gedeeld bestand verbieden

Je kunt het zo maken dat niemand, behalve degenen met de Bewerk toestemming, kunt u uw gedeelde bestand downloaden of afdrukken. Google stelt gebruikers die toegang hebben tot uw gedeelde bestand in staat om het met anderen te delen, andere gebruikers toe te voegen of te verwijderen en het bestand te kopiëren, af te drukken of te downloaden. Dit zijn de standaardinstellingen.

Om dit te voorkomen:

Klik in het venster 'Delen met mensen en groepen' op de tandwiel icoon in de rechterbovenhoek.
Onder het gedeelte 'Instellingen voor delen met mensen' vindt u een selectievakje met de tekst 'Kijkers en reageerders kunnen de optie zien om te downloaden, af te drukken en te kopiëren'.
Haal het vinkje weg en druk op de pijl terug.
Klik Gedaan.

Dit weerhoudt die commentatoren en kijkers er niet van om een screenshotprogramma te gebruiken om te kopiëren wat zichtbaar is in het document. De enige manier om dit te doen, is door de beschikbaarheid van het document voor die gebruikers te verwijderen.

Een gedeeld bestand verwijderen wanneer u de eigenaar bent (of niet)

Er is een kans dat u niet langer de leiding wilt hebben over een Google-document en uw handen van het hele ding wilt afwassen. Houd er rekening mee dat als u niet de eigenaar bent, alle gebruikers die momenteel toegang hebben tot het bestand, nog steeds toegang hebben nadat u weg bent. Als u de eigenaar bent, kunnen alle gebruikers die momenteel toegang hebben tot het bestand het nog steeds openen zolang het niet permanent is verwijderd.

Om jezelf uit een Google-document te schoppen:

Open Google Docs of Google Drive in uw webbrowser.
Als u zich in Google Drive bevindt, kunt u een map of bestand verwijderen door het te markeren en te klikken op de prullenbak pictogram in de richting van de rechterbovenhoek van het scherm. U kunt ook met de rechtermuisknop op het bestand of de map klikken en Verwijderen uit de menukaart.
Als u in Google Documenten bent, klikt u met de linkermuisknop op de Meer pictogram (drie stippen) aan de rechterkant van het document dat u wilt verwijderen. Selecteer in het menu Verwijderen.

Hiermee wordt het bestand of de map in uw prullenbak geplaatst. Het bestand of de map is nog steeds niet permanent verwijderd, hoewel uw prullenbak elke 30 dagen automatisch wordt verwijderd. Zelfs als het document definitief is verwijderd, heb je 25 dagen de tijd om het indien nodig terug te vorderen.

Als u van plan bent een Google-document definitief te verwijderen, kunt u het eigendom het beste aan een andere bijdragers geven. Tenzij je wilt dat het voorgoed verdwijnt.