Als u een gewone Google Spreadsheets-gebruiker bent, bent u waarschijnlijk een probleem tegengekomen waarbij u per ongeluk dubbele vermeldingen aan uw spreadsheet heeft toegevoegd. Deze situatie kan de dataset afwerpen waaraan u zo hard hebt gewerkt om samen te stellen. U weet misschien niet dat het exemplaar heeft plaatsgevonden, vooral wanneer uw pc in de war raakt of wanneer u tegen het trackpad op uw laptop stoot.
Hoe dan ook, het is maar al te gemakkelijk om iets te missen als er een enorme hoeveelheid gegevens in uw spreadsheet staat. Typische resultaten zijn rekenfouten en dubbele cellen die moeilijk te identificeren zijn bij het zoeken naar de oorzaak van het probleem.
Gelukkig zijn er verschillende methoden beschikbaar om duplicaten in uw spreadsheets te markeren.
- Gebruik de ingebouwde functie 'Duplicaten verwijderen'.
- Gebruik markering om duplicaten te vinden.
- Kopieer unieke cellen en verplaats ze naar een nieuw blad.
- Gebruik een duplicaatzoeker van derden.
- Maak een draaitabel die duplicaten op individuele basis telt.
De bovenstaande processen maken het gemakkelijker om die dubbele vermeldingen te vinden, zodat u ze kunt verwijderen of negeren als ze overeenkomen, maar geen dubbele zijn. Dit zijn uw opties.
Gebruik de functie 'Duplicaten verwijderen' van Google Spreadsheets
Of u nu duplicaten probeert te vinden in één kolom, twee kolommen of een heel werkblad, de functie Duplicaten verwijderen verwijdert nauwkeurig cellen met dezelfde gegevens. Echter, Houd er rekening mee dat alle duplicaten worden verwijderd, zelfs als ze niet aan dezelfde gegevens zijn gekoppeld.
- Markeer de kolommen die u wilt controleren op dubbele gegevens.
- In het menu bovenaan, selecteer Gegevens, en kies dan Duplicaten verwijderen.
- Er verschijnt een dialoogvenster met een pop-up. Markeer de vakjes naast elke kolom in de lijst die u wilt aanvinken, of u kunt afvinken Selecteer alles,en klik vervolgens op Duplicaten verwijderen.
- Google Spreadsheets geeft weer hoeveel exemplaren zijn gevonden en verwijderd, zodat u ervoor kunt zorgen dat het proces naar behoren werkt.
Het gebruik van de ingebouwde functie 'Duplicaten zoeken en verwijderen' van Google Spreadsheets is de eenvoudigste manier om duplicaten te verwijderen, maar soms wilt u de kopieën misschien bekijken voordat u ze verwijdert. Een geweldige manier om dat te doen is met kleurmarkering.
Markeer duplicaten met behulp van kleuren voor eenvoudige verwijdering
Als het gaat om het identificeren van fouten in uw spreadsheets, is het gebruik van markeringen om eventuele onjuiste informatie onder de aandacht te brengen een andere goede manier om te gaan.
- Open uw Google Spreadsheets-bestand en selecteer de kolom of kolommen die u wilt sorteren.
- In de menubalk bovenaan, selecteerFormaat.
- Selecteer in het vervolgkeuzemenu Conditionele opmaak.
- Selecteer het gewenste bereik in het nieuwe menu dat verschijnt.
- Onder Opmaakregels, verander de vervolgkeuzelijst met de titel Cellen opmaken als... naar Aangepaste formule is.
- Plak de volgende formule in het vak onder de Aangepaste formule is optie:
=countif(A:A,A1)>1.
- Onder de Opmaakstijl sectie, selecteer de Pictogram voor vulkleur om uw inhoud te markeren met een gele (of een kleur naar keuze) celachtergrond.
- Klik op Gedaan wijzigingen op te slaan.
Uw spreadsheet markeert nu uw dubbele cellen in de kleur die u hebt gekozen, en u kunt de selectie scannen op eventuele duplicaten.
Opmerking: Het is het beste om de cellen van een kolom te markeren die beginnen met rij 1 in plaats van cellen in het midden te kiezen. De formule houdt er niet van om rij 2 als eerste kolom te gebruiken. Het miste een paar duplicaten in het geselecteerde veld (A2:B9). Nadat rij 1 was toegevoegd (A1:B9), werden alle duplicaten gevonden. Zie de twee afbeeldingen hieronder.
Afbeelding #1: toont gemiste duplicaten bij het selecteren van rij 2 cellen als de eerste cellen (A2 en B2):
Afbeelding #2: toont alle duplicaten tijdens het selecteren van rij 1 cellen als de eerste cellen (A1 en B1):
Zorg ervoor dat alle bestaande duplicaten correct zijn, aangezien sommige kopieën helemaal geen kopieën zijn. Ze kunnen hetzelfde nummer zijn voor twee verschillende accounts, gebruikers, werknemers of iets anders. Nadat u de copycat-cellen hebt bevestigd die u niet nodig hebt, verwijdert u ze. Ten slotte kunt u het opmaakmenu sluiten en de standaardkleur in uw cellen herstellen.
Kopieer unieke cellen in Google Spreadsheets voor eenvoudige verwijdering van duplicaten
Als u uw onbewerkte gegevens liever automatisch sorteert, kunt u het beste alle unieke cellen kopiëren in plaats van dubbele. Dit proces levert sneller sorteren en filteren. Als u zeker weet dat uw informatie correct is en in plaats daarvan de duplicaten liever verwijdert, probeert u de onderstaande methode.
- Open het Spreadsheets-document dat u wilt sorteren en markeer de kolom die u wilt bewerken. Dit proces registreert het kolombereik voor de volgende stap.
- Nadat u een kolom heeft gemarkeerd, klikt u op een lege kolom waar u de unieke vermeldingen wilt weergeven. Plak de volgende formule in het formule-invoervak bovenaan het document:
=UNIEK()
- Typ de celcoördinaten van de oorspronkelijke kolom tussen haakjes, zoals: (
A3:A9).
- Raken Binnenkomen om uw nieuwe gegevens te verplaatsen naar de kolom die u eerder hebt aangewezen.
Zodra dit is voltooid, kunt u de invoer handmatig controleren of uw gegevens in uw werkende spreadsheet importeren.
Gebruik een add-on van derden om duplicaten in Spreadsheets te zoeken en te verwijderen
Er zijn online plug-ins beschikbaar voor gebruik met Google Spreadsheets. U vindt de add-ons in de Google Workspace Marketplace, inclusief tools om dubbele vermeldingen automatisch te verwijderen.
Duplicaten verwijderen door Ablebits
Een geschikt hulpmiddel dat bekend staat als Remove Duplicates van Ablebits stelt u in staat om snel duplicaten te vinden in een heel informatieblad of door in maximaal twee kolommen tegelijk te zoeken.
U kunt resultaten verplaatsen, verwijderen en markeren. De tool bevat twee wizard-instellingen: zoek en verwijder duplicaten en vind unieke cellen of kwaliteiten in uw document. Met deze twee opties kunt u de informatie gemakkelijk volgen.
Over het algemeen kan het op de lange termijn de moeite waard zijn om een wizard-tool te gebruiken om uw informatie te vinden. Deze verklaring is in de eerste plaats bedoeld voor gebruikers die voortdurend op zoek zijn naar duplicaten in hun spreadsheets en hun tijd liever aan iets anders besteden.
Een draaitabel gebruiken om dubbele rijen in werkbladen te vinden
Een draaitabel is een handig hulpmiddel om nauwkeuriger naar gegevens te kijken. Een draaitabel verwijdert niet automatisch dubbele cellen of rijen; het geeft een overzicht van welke kolommen duplicaten hebben, zodat u handmatig naar uw gegevens kunt kijken en kijk wat u eventueel moet verwijderen.
Het maken van een draaitabel is iets ingewikkelder dan de andere methoden die in dit artikel worden getoond. U moet voor elke kolom een draaitabel toevoegen om ervoor te zorgen dat de resultaten uniform zijn en duplicaten nauwkeurig kunnen worden geïdentificeerd.
Opmerking: Als u geen kolomnamen in uw spreadsheet heeft, werken draaitabellen niet nauwkeurig om duplicaten te vinden. Probeer tijdelijk een nieuwe rij toe te voegen en geef de kolommen een naam met die nieuwe rij.
Hier zijn de stappen om een draaitabel te gebruiken om dubbele cellen of rijen te identificeren.
- Selecteer alle tabelgegevens en ga vervolgens naar Gegevens > Draaitabel.
- Pas indien nodig het celbereik aan en druk vervolgens op Creëren.
- Selecteer Toevoegen naast rijen. Deze stap kiest de kolom voor het vinden van duplicaten. Ja, u leest het goed. Selecteer de gewenste kolom in het vervolgkeuzemenu. Als u de draaitabeleditor kwijtraakt, klikt u op een ingevulde cel om deze terug te halen.
- Selecteer nu Toevoegen naast Waarden en kies dezelfde kolom als hierboven, maar stel deze in om samen te vatten door GRAAF of AANTAL. Het zou al de standaard moeten zijn.
- De nieuwe draaitabel identificeert duplicaten, zoals hieronder weergegeven.
- als jij wil een andere kolom bekijken, kunt u de bovenstaande stappen opnieuw uitvoeren (om uw eerdere resultaten te behouden) of de draaitabeleditor opnieuw openen en vervolgens de bestaande tabel wijzigen.
- De draaitabel zal veranderen om de nieuwe aanpassingen weer te geven.
Zoals eerder vermeld, is de draaitabelmethode iets meer betrokken. Toch geeft het u een specifiek rapport over de locaties van uw dubbele vermeldingen, wat erg handig kan zijn voor het uitvoeren van gegevensanalyse. Zie de TechJunkie-zelfstudie over het maken, bewerken en vernieuwen van draaitabellen in Google Spreadsheets voor meer informatie over het gebruik van draaitabellen.
Over het algemeen kan een dubbele cel in Google Spreadsheets problemen met uw gegevens veroorzaken als u niet voorzichtig bent, vooral wanneer u financiële informatie in een handige spreadsheet probeert te sorteren.
De meest voorkomende oorzaken van duplicaten zijn:
- Meerdere mensen hebben dezelfde klant, factuur, categorie, artikel, etc. toegevoegd.
- Gegevensimporten worden een tweede keer toegevoegd aan reeds aanwezige gegevens.
- Kopieer/plak acties dubbele vermeldingen toegevoegd.
Gelukkig is het identificeren, verwijderen en verwijderen van identieke gegevenscellen verrassend eenvoudig in Google Spreadsheets, iets dat positief is als je voortdurend met spreadsheets te maken hebt in je dagelijkse workflow. Als u op zoek bent naar iets om uw inhoud beter te sorteren, kunt u altijd een add-on zoals Remove Duplicates van Ablebits gebruiken om ervoor te zorgen dat uw informatie goed gesorteerd en goed georganiseerd is.
Afsluiten
Heb je ervaring, tips of vragen over het gebruik van een van de methoden die in dit artikel worden genoemd? Laat het ons weten in de commentaarsectie hieronder.
