Microsoft Teams is een van de beste en meest betrouwbare samenwerkingssoftware voor bedrijven. Het maakt sinds 2016 deel uit van Office 365 en is sindsdien alleen maar populairder geworden.
Een van de redenen waarom zoveel bedrijven erop vertrouwen voor werken op afstand, is hoe gemakkelijk het is om een vergadering te plannen. U kunt dit doen door een link te maken en deze vervolgens te delen met een enkele persoon of een heel team.
In dit artikel wordt besproken hoe u een koppeling voor een vergadering maakt en deelt en beantwoordt u enkele veelgestelde vragen over Teams.
Hoe maak je een Meeting Link voor Microsoft Teams op een PC
Hoewel Microsoft Teams beschikbaar is voor zowel desktop als mobiele apparaten, geven veel gebruikers de voorkeur aan hun pc omdat ze er al aan werken.
Als het jouw verantwoordelijkheid is om een nieuwe vergadering te plannen met één persoon of zelfs een team, dan zijn daar verschillende stappen voor nodig. Hier is hoe het te doen:
- Open Microsoft Teams voor desktop en meld u aan bij uw account.
- Klik op het pictogram "Kalender" aan de linkerkant van het venster.
- Selecteer vervolgens "Nieuwe vergadering" in de rechterbovenhoek.
- Wanneer de nieuwe pop-uppagina verschijnt, voert u alle relevante informatie in. Geef de vergadering een naam, stel de exacte tijd in en vermeld alle deelnemers.
- Nadat je alle gegevens hebt ingevuld, klik je op "Opslaan" in de rechterbovenhoek.
- Wanneer de vergadering is gemaakt, gaat u weer terug naar de agenda van Teams. Selecteer de vergadering die u zojuist hebt gepland.
- Klik op het tabblad "Details" van de vergadering en zoek de optie "Deelnemen aan Microsoft Teams-vergadering".
- Beweeg met de cursor over die optie en klik er vervolgens met de rechtermuisknop op. U ziet de opties voor 'Kopieer koppeling' of 'Koppeling openen'.
Wanneer u de link naar de vergadering kopieert, kunt u deze in uw e-mail, Blackboard plakken of via een ander platform verzenden. Mensen die het ontvangen, moeten erop klikken om deel te nemen aan de geplande Teams-vergadering.
Hoe maak je een Meeting Link voor Microsoft Teams op een iPhone
Een van de manieren waarop Teams een veelzijdig platform voor een werkplek is, wordt bewezen door het feit dat je overal een vergadering kunt plannen of eraan kunt deelnemen.
Mits je een stabiele internetverbinding hebt. Dat betekent dat als je Teams op je iPhone hebt en het tijd is om een vergadering te maken, je het volgende moet doen:
- Start Teams op uw iPhone en tik op het pictogram "Kalender" onder aan het scherm.
- Tik vervolgens op het kalenderpictogram met "+" in de rechterbovenhoek van het scherm.
- Hiermee wordt een nieuwe vergadering gemaakt. Voeg een titel toe, deelnemers, voeg een kanaal toe als je er een wilt gebruiken en stel de tijd en datum in.
- Tik op "Gereed" in de rechterbovenhoek van het scherm.
Hiermee is de vergadering met succes gemaakt. Dan hoef je alleen maar opnieuw naar de Agenda te gaan en op de geplande vergadering te tikken. Volg daarna deze stappen om een link voor de meeting te maken:
- Wanneer u op de vergadering tikt die u hebt gepland in de agenda, schakelt u over naar het tabblad 'Details'.
- Onder de titel van de vergadering en de details van de tijd en datum ziet u 'Uitnodiging voor vergadering delen' naast het pictogram voor delen.
- Wanneer u op de optie voor delen tikt, verschijnt er een pop-upvenster onder aan het scherm.
- Selecteer de app die je wilt gebruiken om de link te verzenden. Dit kan e-mail, WhatsApp, sms, Google Drive zijn of zelfs rechtstreeks naar iemand in Teams worden gestuurd.
Wanneer de persoon met wie je de link hebt gedeeld deze ontvangt, hoeft hij of zij er alleen maar op te tikken of te klikken en deel te nemen aan de vergadering.
Een vergaderlink maken voor Microsoft Teams op een Android-apparaat
Het is niet alleen dat iPhone- en iPad-gebruikers het voordeel hebben dat ze Teams overal mee naartoe kunnen nemen. Als u een Android-gebruiker bent, kunt u ook Teams downloaden en met slechts een paar tikken een vergadering plannen of eraan deelnemen.
Gelukkig werkt de mobiele app van Microsoft Teams voor Android precies hetzelfde als op iOS-apparaten. Dus, als je een Android-gebruiker bent, volg dan deze stappen:
- Open Microsoft Teams op je Android-apparaat en tik op "Agenda" onderaan het scherm.
- Tik nu op het kalenderpictogram met het "+" -symbool.
- U hebt nu een nieuwe vergadering gemaakt. Ga verder met het benoemen van de vergadering, voeg deelnemers toe, het kanaal dat u gaat gebruiken en zorg ervoor dat u de tijd en datum correct instelt.
- Tik op het vinkje bovenaan het scherm.
Wanneer de vergadering is gemaakt, is het tijd om de vergaderingslink op te halen die u met anderen kunt delen. Dit is wat u moet doen:
- Tik op de nieuw geplande vergadering en ga vervolgens naar het tabblad 'Details'.
- Zoek de "Uitnodiging voor vergadering delen" onder de titel van de vergadering en planningsdetails.
- Tik op de optie voor delen en selecteer in het pop-upvenster hoe u de vergaderingslink wilt delen.
De ontvanger moet op de link klikken om deel te nemen aan de Teams-vergadering.
Hoe maak je een Microsoft Teams Meeting Link in Outlook
Teams is een onderdeel van Office 365, dus het is geen wonder dat het is geïntegreerd in Outlook. En als u Outlook al voor uw werk gebruikt, zult u blij zijn te weten dat u ook via Outlook een vergadering kunt maken en een link kunt verzenden. Eerst moet u ervoor zorgen dat u de nieuwste versie van Outlook hebt. Volg dan deze stappen:
- Open uw Outlook-desktopclient.
- Selecteer in de agenda het tijdstip waarop u de vergadering wilt plannen.
- Wanneer het nieuwe afspraakvenster wordt geopend, klikt u op "Teams Meeting" in de werkbalk bovenaan het venster.
- Voeg alle details van de vergadering toe, inclusief naam, deelnemers, of wijzig indien nodig de tijd.
- Zorg ervoor dat er onder 'Locatie' staat: 'Microsoft Teams Meeting'.
- U kunt ook tekst toevoegen aan de hoofdtekst van het bericht.
- Klik op "Verzenden" in de linkerbovenhoek om de e-mail met de uitnodiging voor de vergadering te verzenden.
Maar misschien wilt u een e-mail sturen met de link vanuit Outlook en hoeft u alleen de automatisch gegenereerde link te kopiëren. Als dat het geval is, scrolt u in plaats van op "Verzenden" naar beneden en zoekt u de optie "Deelnemen aan Microsoft Teams-vergadering".
Klik er vervolgens met de rechtermuisknop op en selecteer "Hyperlink kopiëren". Plak vervolgens de link voor de vergadering in een andere app of bewaar deze voor later als je hem moet doorsturen.
Aanvullende veelgestelde vragen
Kan ik de vergadering voor de toekomst plannen wanneer ik een vergaderingslink maak?
Wanneer u de vergaderingslink van het team maakt, blijft deze 60 dagen beschikbaar. Als niemand het na die tijd gebruikt of bijwerkt, vervalt de link.
Als iemand het op de 59e dag gebruikt, wordt de vervaldatum opnieuw ingesteld op 60 dagen. U kunt dus een vergadering plannen voor de toekomst en de tijd wijzigen als dat nodig is, de link blijft actief zolang u de vergadering in dat tijdsbestek heeft.
Deelnemen aan de teamvergadering met één klik
Microsoft Teams lijkt in eerste instantie misschien een wat overweldigend platform, maar al snel zul je je realiseren dat het intuïtief en geoptimaliseerd is om met andere Microsoft-producten te werken. Als je Outlook gebruikt om te e-mailen en een afspraak in te plannen, dan gaat Teams er natuurlijk mee op.
En zelfs als u dat niet bent en u een link naar iemand wilt sturen om deel te nemen aan een vergadering, kunt u met een paar stappen de vergadering maken, de link kopiëren en met iedereen delen. En dat kan zowel op de computer als op het mobiele apparaat.
Gebruik je Teams meer op je computer of smartphone? Laat het ons weten in de comments hieronder.
