De verschillende gekleurde statussen in Skype voor Bedrijven laten uw contacten weten wanneer u niet op kantoor bent, en uw niveau van beschikbaarheid. Als u wilt weten hoe u dit moet doen, laten we u dat in dit artikel zien.
Eerst nemen we u mee door het instellen van een out-of-office met automatische antwoorden in Windows 10; vervolgens hoe u meer informatie kunt opnemen door uw beschikbaarheid in Skype in te stellen. En aangezien de Mac-versie van Skype voor Bedrijven momenteel geen Outlook-agenda-informatie ontvangt, laten we u de stappen zien voor een tijdelijke oplossing.
Optie 1: MS Outlook synchroniseren met Skype voor Bedrijven (paarse stip met automatische antwoorden)
Een afwezigheid instellen met automatisch antwoord in Windows
Voordat u uw afwezigheid met automatische antwoorden instelt, moet u controleren welk type Outlook-account u heeft, aangezien dit afhankelijk is van de stappen die u moet volgen:
- Klik in Outlook op "Bestand" > "Accountinstellingen".
- Selecteer "Accountinstellingen" en vink vervolgens de kolom "Type" aan:
- Als u een zakelijke e-mail gebruikt, is uw account Microsoft Exchange.
- Als het een persoonlijke e-mail is, zoals Gmail, is uw account IMAP of POP3.
- Als u een zakelijke e-mail gebruikt, is uw account Microsoft Exchange.
Een automatisch afwezigheidsantwoord instellen voor een Microsoft Exchange-account:
- Start Outlook en selecteer vervolgens "Bestand"> "Automatische antwoorden".
- Klik in het vak "Automatische antwoorden" op "Automatische antwoorden verzenden".
- U kunt een datumbereik instellen voor uw automatische antwoorden die stoppen bij de eindtijd; anders moet u het handmatig uitschakelen.
- Gebruik de optie "Regels en waarschuwingen" om uw afwezigheid in te stellen als de optie "Automatische antwoorden" er niet is.
- U kunt een datumbereik instellen voor uw automatische antwoorden die stoppen bij de eindtijd; anders moet u het handmatig uitschakelen.
- Voer het antwoord in dat u wilt verzenden terwijl u weg bent op het tabblad "Inside My Organization".
- De optie "iedereen buiten mijn organisatie" stuurt uw automatische antwoord op elke e-mail.
- De optie "iedereen buiten mijn organisatie" stuurt uw automatische antwoord op elke e-mail.
- Klik op "OK" om op te slaan.
Een afwezigheidsbericht maken voor uw IMAP- of POP3-account:
- Start Outlook en selecteer vervolgens "Bestand" om uw accountinformatie-opties weer te geven.
- Selecteer 'Nieuw bericht'.
- Vul het onderwerp en antwoord voor uw sjabloon in.
- Klik op "Bestand" en vervolgens op "Opslaan als".
- Voer de naam van uw sjabloon in het vervolgkeuzemenu "Opslaan als type" in; klik vervolgens op "Outlook-sjabloon (*.oft)".
- Kies de locatie en vervolgens "Opslaan".
De afwezigheidsregel maken:
- Klik op "Bestand" > "Regels en waarschuwingen beheren".
- Selecteer op het tabblad 'E-mailregels' in het vak 'Regels en waarschuwingen' de optie 'Nieuwe regel'.
- Selecteer 'Regel toepassen op bericht dat ik ontvang' onder 'Begin met een lege regel' en vervolgens 'Volgende'.
- Laat de opties van Stap 1 en 2 ongewijzigd om al uw berichten te beantwoorden en vervolgens op "Volgende".
- Klik op "Ja" om de regel voor alle berichten te bevestigen.
- Onder “Stap 1: Selecteer actie(s);” klik vervolgens op "beantwoorden met een specifieke sjabloon".
- Selecteer onder "Stap 2: Bewerk de regelbeschrijving" de gemarkeerde tekst voor een "specifieke sjabloon".
- Selecteer 'Gebruikerssjablonen in bestandssysteem' bij de optie 'Een antwoordsjabloon selecteren' in 'Inkijken'.
- Klik op uw sjabloon en vervolgens op "Openen" > "Volgende".
- Voeg eventuele vereiste uitzonderingen toe en vervolgens "Volgende".
- Noem uw regel nu bijvoorbeeld niet op kantoor.
- Als u nu met uw automatische antwoorden wilt beginnen, laat u de optie "Deze regel inschakelen" aangevinkt en vervolgens "Voltooien", anders schakelt u de optie uit totdat u klaar bent.
Opmerking: terwijl u weg bent, moet u Outlook actief laten om de automatische antwoorden te verzenden.
Om de regel te activeren:
- Klik op "Bestand" > "Regels en waarschuwingen beheren".
- Zoek in "Regels voor e-mail" in "Regels en waarschuwingen" uw regel en vink vervolgens links het vakje aan en "Ok".
Stel ten slotte uw aanwezigheid in op "Actief" in Skype:
Telkens wanneer een van uw Skype-contactpersonen u opzoekt, zien ze een kleine paarse stip naast uw naam. Dit bevestigt dat u niet op kantoor bent, maar nog steeds beschikbaar en klaar om te praten.
- Meld u aan bij Skype en selecteer uw profielfoto bij 'Chats'.
- Klik op uw huidige status en selecteer vervolgens 'Actief'.
Een afwezigheid en "actieve" Skype-status instellen op Mac
Opmerking: Skype voor Bedrijven in Mac biedt momenteel geen aanwezigheidsdetails op basis van een Outlook-agenda. Als tijdelijke oplossing kunt u uw status instellen op "Actief" met een afwezigheidsstatusbericht:
- Log in op Skype en klik op je foto.
- Selecteer "Beschikbaar" in de vervolgkeuzepijl onder uw naam.
Om vervolgens uw statusbericht toe te voegen:
- Klik op uw foto en selecteer vervolgens 'Klik om statusbericht toe te voegen'.
- Typ een bericht, bijvoorbeeld "Ik ben momenteel offline .... – ….. IM me alsjeblieft.”
- Om het bericht te verwijderen, klikt u erop en vervolgens op "Verwijderen".
Wanneer uw collega's u opzoeken in hun Skype-contacten, zullen ze zien dat u afwezig en beschikbaar bent.
Optie 2: Synchroniseer MS Outlook-agenda met Skype (paars omcirkelde pijl)
Een afwezigheid instellen met/zonder automatisch antwoord in Windows
Voordat u uw out-of-office instelt, moet u controleren welk type Outlook-account u heeft, aangezien dit afhankelijk is van de stappen die u moet volgen:
- Klik in Outlook op "Bestand" > "Accountinstellingen".
- Selecteer "Accountinstellingen" en vink vervolgens de kolom "Type" aan:
- Als u een zakelijke e-mail gebruikt, is uw account Microsoft Exchange.
- Als het een persoonlijke e-mail is, zoals Gmail, is uw account IMAP of POP3.
- Als u een zakelijke e-mail gebruikt, is uw account Microsoft Exchange.
Een automatisch afwezigheidsantwoord instellen voor een Microsoft Exchange-account:
- Start Outlook en selecteer vervolgens "Bestand"> "Automatische antwoorden".
- Klik in het vak "Automatische antwoorden" op "Automatische antwoorden verzenden".
- U kunt een datumbereik instellen voor uw automatische antwoorden die stoppen bij de eindtijd; anders moet u het handmatig uitschakelen.
- Gebruik de optie "Regels en waarschuwingen" om uw afwezigheid in te stellen als de optie "Automatische antwoorden" er niet is.
- U kunt een datumbereik instellen voor uw automatische antwoorden die stoppen bij de eindtijd; anders moet u het handmatig uitschakelen.
- Voer het antwoord in dat u tijdens uw afwezigheid wilt ontvangen op het tabblad "Inside My Organization". U kunt het antwoord ook leeg laten.
- De optie "iedereen buiten mijn organisatie" stuurt uw automatische antwoord op elke e-mail. Als u het antwoord blanco wilt laten, raadt Outlook aan om 'Alleen mijn contacten' te selecteren.
- Klik op "OK" om op te slaan.
Een afwezigheidsbericht maken voor uw IMAP- of POP3-account:
- Start Outlook en selecteer vervolgens "Bestand" om uw accountinformatie-opties weer te geven.
- Selecteer 'Nieuw bericht'.
- Vul het onderwerp en antwoord voor uw sjabloon in.
- Klik op "Bestand" en vervolgens op "Opslaan als".
- Voer de naam van uw sjabloon in het vervolgkeuzemenu "Opslaan als type" in; klik vervolgens op "Outlook-sjabloon (*.oft)".
- Kies de locatie en vervolgens "Opslaan".
Om de afwezigheidsinstructie te maken:
- Klik op "Bestand" > "Regels en waarschuwingen beheren".
- Selecteer bij de optie "E-mailregels" in het vak "Regels en waarschuwingen" "Nieuwe regel".
- Selecteer 'Regel toepassen op bericht dat ik ontvang' onder 'Begin met een lege regel' en vervolgens 'Volgende'.
- Laat de opties voor Stap 1 en 2 ongewijzigd om al uw berichten te beantwoorden en vervolgens op Volgende.
- Klik op "Ja" om de regel voor alle berichten te bevestigen.
- Onder “Stap 1: Selecteer actie(s);” klik vervolgens op "beantwoorden met een specifieke sjabloon".
- Selecteer onder "Stap 2: Bewerk de regelbeschrijving" de gemarkeerde tekst voor een "specifieke sjabloon".
- Selecteer 'Gebruikerssjablonen in bestandssysteem' bij de optie 'Een antwoordsjabloon selecteren' in 'Inkijken'.
- Klik op uw sjabloon en vervolgens op "Openen" > "Volgende".
- Voeg eventuele vereiste uitzonderingen toe en vervolgens "Volgende".
- Noem uw regel nu bijvoorbeeld niet op kantoor.
- Als u wilt dat uw automatische antwoorden nu starten, laat u de optie "Deze regel inschakelen" aangevinkt en vervolgens "Voltooien" of schakelt u de optie uit als u klaar bent.
Opmerking: Terwijl u weg bent, moet u Outlook actief laten om de automatische antwoorden te verzenden.
Om de regel te activeren:
- Klik op "Bestand" > "Regels en waarschuwingen beheren".
- Zoek in "Regels voor e-mail" in "Regels en waarschuwingen" uw regel en vink het vakje links ervan aan en vervolgens "Ok".
Stel ten slotte uw aanwezigheid in op "Off Work" in Skype:
Telkens wanneer een van uw Skype-contactpersonen u opzoekt, zien ze een kleine, paarse, naar links wijzende pijl en stip naast uw naam. Dit bevestigt dat u niet op kantoor bent en niet op het werk bent; dus inactief.
- Meld u aan bij Skype en selecteer uw profielfoto bij 'Chats'.
- Klik op uw huidige status en selecteer vervolgens 'Off Work'.
Een out-of-office en "Off Work" Skype-status instellen op Mac
Opmerking: Skype voor Bedrijven in Mac biedt momenteel geen aanwezigheidsdetails op basis van een Outlook-agenda. Als tijdelijke oplossing kunt u uw status instellen op "Niet op het werk" met een afwezigheidsstatusbericht:
- Log in op Skype en klik op je foto.
- Selecteer "Off Work" uit de vervolgkeuzepijl onder uw naam.
Om vervolgens uw statusbericht toe te voegen:
- Klik op uw foto en selecteer vervolgens 'Klik om statusbericht toe te voegen'.
- Typ een bericht, bijvoorbeeld "Ik ben momenteel offline .... en zal terugkeren ..."
- Om het bericht te verwijderen, klikt u erop en vervolgens op "Verwijderen".
Wanneer uw collega's u opzoeken in hun Skype-contacten, zullen ze zien dat u afwezig en niet beschikbaar bent.
Veelgestelde vragen over Skype Out-of-Office
Waarom wordt mijn "Out-of-Office" Skype-status nog steeds weergegeven?
Wanneer de optie "Mijn afwezigheidsinfo aan contacten weergeven" is aangevinkt in "Extra", > "Opties", > "Persoonlijk", wordt uw afwezigheidsstatus nog steeds weergegeven, zelfs als deze is uitgeschakeld in Outlook.
Als dit niet het geval is, neem dan contact op met het technische ondersteuningsteam van Microsoft voor hulp.
Kan ik de afwezigheidsstatus uitschakelen met Skype in plaats van Outlook?
Skype gebruikt uw Outlook-agendagegevens om uw status bij te werken; daarom moet u uw afwezigheid via Outlook uitschakelen.
Uw afwezigheidsstatus weergeven in Skype
De Instant Messaging-tool van Skype voor Bedrijven gebruikt uw Outlook-agendagegevens om uw Skype-contactpersonen te informeren over uw status. Dit is handig voor je contacten om in één oogopslag te zien of je out-of-office en beschikbaar bent of out-of-office en niet beschikbaar.
Nu we u de stappen hiervoor hebben laten zien, bent u erin geslaagd het in te stellen - werkte het zoals verwacht? Laat het ons weten in de comments hieronder.
