Wanneer u met verschillende bijdragers aan een Google-spreadsheet werkt, is het van cruciaal belang om alle wijzigingen bij te houden. Zo kan iedereen nieuwe informatie raadplegen en up-to-date blijven.
Het bijhouden en beheren van wijzigingen in Google Spreadsheets is vrij eenvoudig. Er zijn verschillende manieren om dit te doen door verschillende functies in te schakelen of door een add-on te gebruiken. Laten we ze verkennen.
Wijzigingen bijhouden door meldingsregels in te schakelen
Met de handige functie die in Google Spreadsheets "Meldingsregels" bestaat, kunt u altijd op de hoogte worden gehouden van de wijzigingen die in het document zijn aangebracht. Zodra je het hebt ingeschakeld, ontvang je e-mails telkens wanneer er een wijziging in het blad is. U kunt beslissen of u een melding wilt ontvangen telkens wanneer iemand een wijziging aanbrengt, of een overzicht wilt krijgen van alle bewerkingen.
Laten we eens kijken hoe dit te doen:
- Open het blad dat je nodig hebt en zoek naar "Tools".
- Scroll naar beneden en klik op "Meldingsregels".
- Selecteer "Er zijn wijzigingen aangebracht".
- Kies vervolgens onder "Mij op de hoogte stellen met ..." tussen het ontvangen van e-mails meteen of het krijgen van een dagelijkse samenvatting.
- Klik op "Opslaan".
Wijzigingen bijhouden door versiegeschiedenis in te schakelen
Een andere handige methode om wijzigingen in Google Spreadsheets bij te houden, is door "Versiegeschiedenis" in te schakelen. Deze functie geeft een overzicht van alle bewerkingen, samen met details zoals wie de bewerkingen heeft uitgevoerd en wanneer. Hier is hoe het te doen:
- Open het blad dat u nodig hebt en navigeer naar "Bestand".
- Selecteer in het vervolgkeuzemenu "Versiegeschiedenis" en klik op "Versiegeschiedenis bekijken".
Er is een balk aan de rechterkant van het blad met de namen van de redacteuren in verschillende kleuren. Nu worden alle nieuwe wijzigingen gemarkeerd in een kleur die de persoon voorstelt die de wijzigingen heeft aangebracht.
Wijzigingen bijhouden met Sheetgo
Er is een add-on genaamd Sheetgo waarmee u eenvoudig wijzigingen in uw Google Spreadsheets kunt bijhouden en gegevens elke dag automatisch kunt laten importeren. Eerst moet u de add-on installeren. Open vervolgens het blad waar u de dagelijkse wijzigingen wilt bijhouden en het blad met de benodigde gegevens. Ga als volgt te werk om de add-on te gebruiken:
- Navigeer naar "Add-ons".
- Selecteer in het vervolgkeuzemenu "Sheetgo" en vervolgens "Start".
- Er wordt automatisch een balk geopend aan de rechterkant van het blad.
Nu u dat hebt gedaan, gaan we kijken hoe u gegevens van het huidige blad kunt importeren naar het blad waar u wijzigingen wilt bijhouden.
- Navigeer naar het blad waar u gegevens wilt importeren.
- Klik op de knop "Begin met verbinden" en vervolgens op "Gegevens importeren".
- Je kunt verschillende bladen zien, dus selecteer degene die je nodig hebt.
- Zodra u erop klikt, ziet u de optie "Instellingen".
- Vouw het tabblad "Instellingen" uit en u ziet verschillende opties.
Nadat u deze stappen heeft uitgevoerd, moet u ook "Gegevens toevoegen" inschakelen om het proces te voltooien. Door dit te doen, voegt de add-on automatisch de gegevens toe onder de eerder geïmporteerde gegevens. U moet ook "Overdrachtsopmaak inschakelen" aanvinken, zodat beide bladen er hetzelfde uitzien.
U kunt ervoor kiezen om de verbinding een naam te geven voor toekomstige referenties. In het gedeelte "Automatische update" kunt u beslissen hoe vaak en hoe laat u de gegevensimport wilt laten plaatsvinden. Door deze optie in te schakelen en de frequentie van gegevensimport te selecteren, kunt u dagelijkse updates van de wijzigingen krijgen.
Klik ten slotte op "Voltooien" om het proces te voltooien. De nieuwe gegevens worden nu dagelijks onder de bestaande toegevoegd. Elke dag dat u het blad opent, krijgt u nieuwe informatie, zodat u de wijzigingen kunt volgen.
Deze add-on is handig omdat er slechts een eenmalige verbinding voor nodig is. Zodra je het hebt gehaald, kun je automatisch en dagelijks de wijzigingen in je Google Spreadsheets bijhouden.
Opmerking: U kunt besluiten "Automatisch bijwerken" uit te schakelen of te wijzigen hoe vaak u gegevens wilt importeren. Raadpleeg het gedeelte hierboven als u dat wilt doen.
Wijzigingen bijhouden door "Voorwaardelijke opmaak" in te schakelen
Een visuele weergave van wijzigingen kan een zeer eenvoudige manier zijn om alle bewerkingen bij te houden. Er is een optie in Google Spreadsheets om dit te doen - je hoeft het alleen maar in te schakelen. Hier leest u hoe u het kunt doen:
- Selecteer alle gegevens (de cellen) waar u voorwaardelijke opmaak wilt gebruiken.
- Navigeer naar "Formaat" en zoek "Voorwaardelijke opmaak".
- In het vervolgkeuzemenu, onder 'Regels opmaken', zie je 'Regels opmaken als...'.
- Hier moet je "Is niet leeg" selecteren.
- Vervolgens kun je onder “Opmaakstijl” de achtergrondkleur of het lettertype van de letters kiezen.
- Klik op "Gereed".
Stel dat u blauw als achtergrondkleur kiest. Als een persoon gegevens invoert of wijzigingen aanbrengt in de opgemaakte cellen, wordt de cel waarin ze dat doen blauw. Simpel als dat!
Wijzigingen bijhouden door "Celgeschiedenis" in te schakelen
Als u de wijzigingen die in slechts één cel zijn aangebracht, wilt bijhouden, kunt u dit doen door de nieuwe optie "Celgeschiedenis" in te schakelen. Hiermee kunt u de naam zien van de bijdrager die de wijziging heeft aangebracht en het tijdstempel van de wijziging. Hier is hoe het te doen:
- Klik met de rechtermuisknop op de cel en klik op "Bewerkingsgeschiedenis weergeven".
- U ziet de pijlen die u van links naar rechts kunt verplaatsen om de bewerkingen te zien.
Gefeliciteerd!
Nu heb je geen probleem om trackwijzigingen in Google Spreadsheets in te schakelen. Er zijn verschillende methoden om dit te doen. U kunt "Meldingsregels", "Versiegeschiedenis", "Voorwaardelijke opmaak", "Celgeschiedenis" inschakelen of een add-on zoals Sheetgo krijgen.
Heb je een van de methoden eerder geprobeerd? Welke werkt het beste voor jou? Laat het ons weten in de reacties hieronder.
