Elektronisch ondertekenen is een relatief nieuwe praktijk. In plaats van een ouderwetse 'natte handtekening' kunt u nu elektronische tekens, symbolen en zelfs geluiden gebruiken om een document te authenticeren.
MS Word heeft helaas niet veel ingebouwde functies voor het genereren van e-handtekeningen. De tekstverwerker ondersteunt echter een breed scala aan extensies en apps die u in plaats daarvan kunt gebruiken. In dit artikel laten we u zien hoe u uw handtekening plaatst in Microsoft Word en leggen we uit hoe e-signing werkt.
Hoe een handtekening in Microsoft Word invoegen?
Het goede nieuws is: u kunt elektronische handtekeningen toevoegen aan Word-documenten. Het slechte nieuws is: je kunt ze alleen als afbeeldingsbestanden bijvoegen. U kunt als volgt uw handtekening invoegen in Microsoft Word met behulp van de ingebouwde functies:
- Zet je naam op een stuk papier.
- Gebruik een scanner of een camera om het document op te nemen. Upload het naar uw computer en sla het op als een .jpg-, .gif- of .png-bestand.
- Open het MS Word-document. Ga naar het gedeelte "Invoegen" in de menubalk bovenaan het scherm.
- Klik op "Afbeeldingen" om een nieuw venster te openen. Zoek de gescande handtekening op uw lokale schijf door de naam van het bestand in het dialoogvenster te typen. Klik om het aan uw document toe te voegen.
- Als de handtekening te groot is, kunt u deze eenvoudig bewerken. Als u op de afbeelding klikt, verschijnt een nieuwe sectie "Picture Tools". Klik op het tabblad "Formaat" en gebruik "Bijsnijden" om het formaat te wijzigen. U kunt de hoogte en breedte ook handmatig invoeren in de kleine dialoogvensters aan de rechterkant.
Als u aanvullende informatie in de handtekening moet opnemen, kunt u de functie Snelle onderdelen gebruiken. Hier is hoe het te doen:
- Schrijf uw e-mailadres, telefoonnummer of functietitel onder de handtekeningafbeelding.
- Gebruik uw cursor om zowel de afbeelding als de toegevoegde informatie te markeren.
- Open in het menu hierboven het gedeelte "Invoegen". Klik op het tabblad "Snelle onderdelen".
- Klik op de optie "Selectie opslaan in Quick Part Gallery" om een nieuw venster te openen.
- Schrijf naast het woord 'Naam' de titel van uw handtekening.
- Vink het vakje "Galerij" eronder aan. Er zou "Autotekst" moeten staan. Als dat niet het geval is, selecteert u die optie in het vervolgkeuzemenu.
- Voltooi het proces door op "OK" te klikken.
- Nu uw handtekening gereed is, plaatst u de cursor waar u deze wilt invoegen.
- Ga naar Invoegen > Snelle onderdelen > Autotekst.
- Kies je handtekening uit de lijst met blokken.
Wat is een digitale handtekening?
In tegenstelling tot gewone e-handtekeningen hebben digitale handtekeningen een authenticatiecode die uniek is voor elk individu. De embedded cryptografie garandeert de veiligheid en integriteit van het document.
Juridisch gezien worden digitale handtekeningen erkend als geldige identificatie. Dat kan natuurlijk variëren, afhankelijk van de wetten in een bepaald land.
In de meeste branches is het gebruikelijk om digitale handtekeningen te gebruiken. Bedrijven nemen ze op in hun bedrijfs-ID, e-mailadres en telefoonpincode.
Mogelijk moet u in uw dagelijks leven ook een digitale handtekening maken. Hier is een lijst met documenten waarvoor meestal een digitale handtekening vereist is:
- Een vastgoedcontract (inclusief afsluitcontract).
- Een hypotheekaanvraag.
- Een verkoopcontract.
- Een leveranciersovereenkomst.
- Een huurcontract.
Hoe digitale handtekeningen uit Word of Excel te verwijderen?
U kunt de handtekening in slechts een paar eenvoudige stappen uit uw document of spreadsheet verwijderen. Zo verwijdert u digitale handtekeningen uit Word of Excel:
- Ga naar de MS Word/Excel-startpagina en selecteer het document of de spreadsheet die uw handtekening bevat.
- Plaats uw cursor op de handtekeningregel en klik er met de rechtermuisknop op.
- Er verschijnt een vervolgkeuzemenu. Selecteer "Handtekening verwijderen" in de lijst met opties.
- Bevestig met "Ja".
Hoe de handtekeningregel ondertekenen in Word of Excel?
Handtekeningregels zijn een ingebouwd hulpmiddel in MS Word. Ze markeren de plaats waar het document moet worden ondertekend. Hier leest u hoe u handtekeningregels toevoegt aan MS Word:
- Plaats uw cursor op de plaats waar u het document wilt ondertekenen.
- Klik op het gedeelte "Invoegen" in de menubalk hierboven.
- Ga naar Tekst > Handtekeningregel > Microsoft Office Handtekeningregel.
- Er verschijnt een klein pop-upvenster. Schrijf de naam, titel en e-mailadres (optioneel) van de ondertekenaar in de daarvoor bestemde vakken.
- Bevestig met "OK".
Als u de ondertekenaar bent, kunt u als volgt de handtekeningregel ondertekenen in Word of Excel:
- Open het Word-document of Excel-spreadsheet. Zorg ervoor dat u bewerken inschakelt. Als 'Beveiligde weergave' is ingeschakeld, klikt u op 'Toch bewerken'.
- Verplaats uw cursor naar de handtekeningregel en klik met de rechtermuisknop om een vervolgkeuzemenu te openen.
- Kies 'Ondertekenen' in de lijst met opties.
- Als uw handtekening als afbeelding is opgeslagen, klikt u op 'Afbeelding selecteren'. Gebruik het dialoogvenster "Handtekeningafbeelding selecteren" om het bestand op uw computer te zoeken. Klik op "Selecteren" om het naar MS Word te uploaden.
- Als u een gedrukte versie heeft, typt u gewoon uw naam naast de letter "X".
- Klik op "Ondertekenen" om de handtekening in te voegen.
Hoe voeg ik een handtekening toe in Word met de PandaDoc-invoegtoepassing?
Als u geen toegang heeft tot een scanner, kunt u in plaats daarvan een extensie voor e-ondertekening gebruiken. PandaDoc is een extreem populaire add-in vanwege de gebruiksvriendelijke interface en een breed scala aan tools. U kunt het krijgen van de Microsoft Azure Marketplace. Zo voegt u een handtekening toe in Word met de PandaDoc-invoegtoepassing:
- Open uw browser en ga naar de Microsoft Azure Marketplace.
- Gebruik de zoekbalk om de PandaDoc-invoegtoepassing te vinden. Klik op de knop "Nu downloaden" onder het logo om te installeren.
- Maak een account aan en geef PandaDoc toegang tot uw computerbestanden.
- Upload het Word-document naar PandaDoc.
- Er zijn twee opties om uit te kiezen, afhankelijk van wie het document ondertekent. Als u de ondertekenaar bent, kiest u 'Document zelf ondertekenen'. Als dat niet het geval is, klikt u op 'Handtekeningen aanvragen'.
- Om uw handtekening in te voegen, klikt u op het kleine ''+''-pictogram aan de rechterkant. Zoek het gedeelte "Handtekening" en klik om het te openen.
- Met PandaDoc kunt u uw handtekening tekenen of typen, of een reeds bestaande afbeelding uploaden. Kies een optie en klik vervolgens op "Document voltooien".
PandaDoc slaat uw handtekening automatisch op zodat u deze kunt blijven gebruiken. Klik gewoon op het veld "Handtekening" en sleep het naar het document.
Hoe voeg ik een handtekening toe in Word met de PandaDoc-toepassing?
U kunt ook de PandaDoc-app downloaden en deze gebruiken om documenten elektronisch te ondertekenen met uw telefoon. Het is beschikbaar voor zowel iOS- als Android-apparaten. Zo voegt u een handtekening toe in Word met de PandaDoc-toepassing:
- Open de app en log in op uw account.
- Klik op het vak "Nieuw document". Open het tabblad "Uploaden" en sleep een nieuw bestand met uw cursor. Als het document al in de app is opgeslagen, wordt het weergegeven in de lijst met lokale bestanden.
- Klik op "Weergeven als" en open het document in het editorprogramma.
- Selecteer het veld "Handtekening" in het paneel aan de rechterkant. Sleep het naar uw document en zet het neer.
- Onderteken het document door een afbeelding te typen, te tekenen of te uploaden.
- Klik op "Voltooien" om de ondertekende versie van het bestand te downloaden.
Aanvullende veelgestelde vragen
Hoe maak je een e-mailhandtekening in Microsoft Word?
U kunt Word gebruiken om een handtekeningsjabloon voor uw e-mailaccount te maken. Dit werkt goed als u aanvullende informatie wilt opnemen, zoals uw telefoonnummer, e-mailadres en huidige functietitel. Hier is hoe het te doen:
1. Ga naar Invoegen > Tekst > Handtekeningregel.
2. Typ de gegevens van de ondertekenaar. Klik OK."
3. Klik op de handtekeningregel in het document. Ga naar Invoegen > Afbeelding. Kies de afbeelding met de handtekening.
4. Kopieer de sjabloon naar uw e-mail.
Als u meer sjabloonopties wilt, kunt u de Microsoft-galerij met e-mailhandtekeningen naar uw computer downloaden.
Hoe plaats ik gratis een handtekening in Word?
U kunt gratis een handtekening invoegen in Word met behulp van een scanner of een telefooncamera. Maak gewoon een foto van uw handgeschreven handtekening en upload deze naar uw pc. Open het Word-document en voeg de afbeelding toe met behulp van de functie "Invoegen".
Een andere manier om dit te doen is door add-ons in uw browser te installeren. De meeste extensies voor e-ondertekening bieden een gratis proefperiode. Vergeet niet om uw abonnement op tijd op te zeggen, anders wordt u in de volgende betalingscyclus in rekening gebracht.
Hoe onderteken ik elektronisch een formulier in Word?
Als u een formulier elektronisch wilt ondertekenen in Word, kunt u gebruikmaken van de ingebouwde functies. Hier is hoe het te doen:
1. Open het formulier en plaats uw cursor op de handtekeningregel.
2. Ga naar Invoegen > Afbeelding.
3. Blader door uw bestanden. Selecteer de afbeelding met uw handtekening.
Vergeet niet dat u een foto van uw "natte handtekening" moet uploaden voordat u het document opent.
U kunt een add-on ook gebruiken om een formulier elektronisch te ondertekenen. Zoek er gewoon een die compatibel is met uw versie van MS Office.
Als het formulier in PDF is, moet u het converteren naar een Word-document. Hier is hoe het te doen:
1. Open uw browser en typ "pdf naar word converter" in de zoekmachine.
2. Klik op een van de resultaten. Upload uw PDF-bestand en klik op "Converteren".
3. Download het bestand nadat het proces is voltooid.
Hoe schrijf ik mijn handtekening op een Word-document?
U kunt uw handtekening niet op een Microsoft Word-document schrijven. In tegenstelling tot andere tekstverwerkers heeft het geen ingebouwde tekentool waarmee u dat kunt doen. Als u wilt dat uw handtekening tevoorschijn komen geschreven, moet u het als een afbeelding invoegen.
Met bepaalde add-ons kunt u uw documenten echter ondertekenen met uw computermuis. U kunt PandaDoc bijvoorbeeld gebruiken om uw handtekening op een Word-document te tekenen. Hier is hoe het te doen:
1. Open het document in PandaDoc.
2. Klik op de knop "Handtekening" in het paneel aan de rechterkant.
3. Wanneer u wordt gevraagd hoe u de handtekening wilt invoegen, kiest u 'Tekenen'.
4. Gebruik uw computermuis om uw naam op het document te schrijven.
Hoe maak ik een digitale handtekening?
Er zijn meerdere add-ons en apps waarmee u een digitale handtekening kunt maken. Een van de meer populaire is DocuSign. Het is compatibel met alle Microsoft Office-apps, inclusief MS Word. Zo kunt u documenten digitaal ondertekenen met DocuSign:
1. Wanneer u een document digitaal moet ondertekenen, ontvangt u meestal een e-mailverzoek. Kopieer de URL en open het document in DocuSign.
2. Ga akkoord met de algemene voorwaarden.
3. Er verschijnt een lijst met instructietags. Volg de stappen zorgvuldig om het proces te voltooien.
U kunt ons op ons woord geloven
Als het gaat om het maken van uw e-handtekening, schiet MS Word een beetje tekort in vergelijking met Google Docs. Het heeft beperkte ingebouwde functies. Het vereist ook dat je toegang hebt tot een scanner of camera.
Gelukkig is er geen tekort aan e-sign-add-ons die compatibel zijn met Microsoft Office-apps. Sommige extensies, zoals PandaDoc, hebben zelfs mobiele apps beschikbaar voor zowel iOS als Android.
Wat is volgens u de beste manier om een elektronische handtekening in een Word-document in te voegen? Heb je een go-to-app voor elektronisch ondertekenen? Reageer hieronder en laat ons weten of er een betere manier is om Word-documenten digitaal te ondertekenen.
