Google Spreadsheets is een onderdeel van de Google Drive-toolbox waarmee u spreadsheetdocumenten in realtime kunt bekijken en bewerken. Een van de belangrijkste voordelen van de tool is dat het automatisch alle wijzigingen opslaat die u in een document aanbrengt.
Maar hoe weet u zeker dat een verbindingsverlies een deel van uw werk niet zinloos maakt? U hoeft zich geen zorgen te maken, aangezien Spreadsheets ook offline effectief kan werken.
Lees dit artikel om alles te weten te komen over de automatische en handmatige opslagfuncties van Google Spreadsheets en hoe u deze tool offline kunt gebruiken.
De frequentie van automatisch opslaan van Google Spreadsheets
Net als Google Presentaties en Documenten slaat Google Spreadsheets wijzigingen in uw document in realtime op. Dit betekent dat elke wijziging aan het bestand (cel verlaten, waarde toevoegen, formaat wijzigen, functies invoegen) wordt opgeslagen.
De recent bijgewerkte versie van Google Spreadsheets geeft niet altijd aan dat automatisch opslaan bovenaan het scherm wordt uitgevoerd. Wanneer u eenvoudige acties uitvoert, zoals het toevoegen van numerieke waarden of letters aan de cellen, krijgt u mogelijk geen melding voor automatisch opslaan.
Aan de andere kant zal de app u elke keer dat u een complexere taak uitvoert, laten weten dat het document wordt opgeslagen. Als u bijvoorbeeld de opmaak van de cel wijzigt, een tabel toevoegt of een functie of formule invoegt.
Als u zich zorgen maakt over het verliezen van gegevens als gevolg van een verbindingsverlies, kunt u het beste de optie voor offline gebruik in Google Spreadsheets inschakelen. Lees er meer over in het volgende gedeelte.
Spreadsheets offline gebruiken
Als u offline gebruik van Google Spreadsheets inschakelt, kunt u uw documenten ook zonder internetverbinding bekijken en wijzigen.
Het offline document wordt gesynchroniseerd met de versie in de cloud, zodat Google Spreadsheets automatisch wordt opgeslagen, zelfs als de verbinding is verbroken. Zodra de stroom weer is hersteld, wordt de online versie bijgewerkt met de wijzigingen die u offline hebt aangebracht.
Zorg ervoor dat je verbinding hebt als je voor het eerst offline gebruik wilt inschakelen. U moet ook Google Chrome gebruiken en de officiële Google Docs Offline-extensie toevoegen. Doe dan het volgende:
- Log in op uw Google-account in Chrome.
- Ga naar je Google Drive-instellingen
- Vink het vakje aan naast de optie 'Uw recente Google Documenten-, Spreadsheets- en Presentaties-bestanden op dit apparaat offline maken, openen en bewerken'.
- Open uw Google Drive.
- Klik met de rechtermuisknop op een bladbestand dat u offline wilt gebruiken. Als u meerdere documenten wilt opslaan, houdt u Ctrl (pc) of Command (Mac) ingedrukt en klikt u op andere bestanden.
- Schakel de optie 'Offline beschikbaar' in.
- Keer terug naar uw Google Drive-startpagina.
- Klik op de knop 'Offline Preview' bovenaan de pagina (het vinkje boven een horizontale lijn in een cirkel).
- Schakel 'Offline voorbeeld' in.
De volgende keer dat u de verbinding verliest, heeft u toegang tot uw Google Drive met 'Offline voorbeeld'. U kunt alle documenten die u offline beschikbaar heeft gesteld, bekijken en bewerken. Google Spreadsheets blijft de wijzigingen automatisch opslaan na elke update.
Versiegeschiedenis bekijken
Met de recente update van Google Spreadsheets worden er minder vaak nieuwe versies van het document opgenomen. Dit maakt het bijhouden van kleine wijzigingen iets minder transparant dan voorheen, maar het zal na elke grote wijziging een nieuwe versie van het document opslaan.
U kunt een versie ook handmatig opslaan, zodat u er in de toekomst naar terug kunt gaan. Om dit te doen, moet u:
- Klik op het menu 'Bestand' bovenaan uw document.
- Beweeg met uw cursor over 'Versiegeschiedenis'.
- Klik op 'Benoem huidige versie' Wanneer het menu uitvouwt.
- Wijs een naam toe aan de versie en bevestig.
Als u wilt terugkeren naar een eerder opgeslagen versie van het document, volgt u de eerste twee stappen hierboven en klikt u vervolgens op 'Versiegeschiedenis bekijken'. Om terug te gaan naar een eerdere versie, moet u het volgende doen:
- Klik op de gewenste versie rechts in het scherm.
- Klik op de groene knop 'Deze versie herstellen' linksboven in het scherm.
U hoeft zich geen zorgen te maken over lakens
Wanneer u Google Spreadsheets gebruikt, hoeft u zich geen zorgen te maken dat u waardevol werk kwijtraakt. De functie voor automatisch opslaan zou automatisch moeten werken en elke wijziging die u aanbrengt, moeten vastleggen.
Als uw blad niet automatisch wordt bijgewerkt, moet u de kwaliteit van uw internetverbinding controleren. Er is ook een kans dat de functie niet goed werkt als de cache van uw browser overbelast is. In dat geval zou het probleem moeten worden opgelost door het cachegeheugen en de geschiedenis te wissen.
Sla je vaak verschillende versies van Google Spreadsheets op? Hoe vaak herstelt u eerdere versies van het document? Deel uw mening in de opmerkingen hieronder.
